Estado
La convocatoria 426 – ESE ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Planificar, desarrollar y mejorar el Sistema de Gestión Documental de la entidad, el archivo central y el archivo de gestión de la Gerencia, acorde con las normatividad expedida por el Archivo General de la Nación.
Entidad
Ese Hospital Piloto Jamundi.
Requisitos de estudios
Para este cargo se requiere título de bachiller y certificados de asistencia a cursos relacionados con gestión documental.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Depurar los documentos de expedientes activos, inactivos y pasivos.
- Revisar, analizar y evaluar la información generada por el área.
- Realizar el informe de gestión y avance del Programa de Gestión documental.
- Liderar capacitaciones que se efectúen para el mejoramiento del sistema.
- Elaborar los informes que sean requeridos por los diferentes entes de control en las fechas estipuladas referentes a información que es generada desde éste puesto de trabajo.
- Promover y supervisar la aplicación de las tablas de retención en todas las áreas.
- Implementar procedimientos de seguridad a fin de garantizar que la información contenida en el software no se altere o desaparezca (copias de seguridad tanto de los aplicativos como de otros archivos en Word, Excel y otros).
- Gestionar los recursos físicos y tecnológicos para la implementación del Sistema documental (cajas, carpetas, ganchos, software, hardware etc.).
- Coordinar las reuniones del comité de archivo institucional.
- Procurar la provisión y responder por la racionalización y buen uso de los implementos de trabajo.
- Llevar control sobre los actos administrativos generados por la Junta Directiva y la Gerencia, en cuanto a su orden cronológico y su adecuado archivo.
- Identificar e informar al comité de archivo de la entidad las áreas o unidades productoras donde no se esté realizando el proceso de gestión documental según lo establecido por la ESE.
- Divulgar, cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos mediante los cuales se debe manejar al interior de la entidad la elaboración, radicación, clasificación, conservación y archivo de correspondencia y de los documentos.
- Coordinar, dirigir, controlar y supervisar las áreas a su cargo: Unidad de Correspondencia, ventanilla única, archivo central, archivo de historias clínicas, archivo de historias laborales, archivo de gestión de las subgerencias y el archivo de gestión del Gerente.
- Asesorar a la Gerencia en el diseño de políticas, planes, programas, proyectos y normas relacionadas con gestión documental.
- Conservar y organizar las copias de los comunicados oficiales.
- Evaluar el desempeño y cumplimiento de metas de los empleados a su cargo.
- Diseñar y sustentar el programa de gestión documental de la institución.
- Velar por el cumplimiento y aplicación de la ley general de archivo en la administración de Historias Clínicas.
- Capacitar periódicamente sobre la organización de archivos y normatividad archivística a los funcionarios de la entidad.
- Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de su Dependencia al igual que la ejecución de los procesos en que interviene en razón de la naturaleza del cargo.
- Asistir a las reuniones del comité municipal de archivo.
- Participar en las actividades que se realicen con el fin de procurar el desarrollo humano y el bienestar del equipo de trabajo.
- Buscar mecanismos para monitorizar y controlar la gestión documental de la entidad.
- Realizar los inventarios e índices generales del fondo documental y acumulado de las series documentales. Organizar y leer la correspondencia interna y externa que entra y sale diariamente de la gerencia.
- Supervisar y auditar el archivo central de la entidad.
- Supervisar la unidad de correspondencia.
- Apoyar la administración del archivo de historias laborales.
- Diseñar y gestionar proyectos relacionados.
- Establecer los estándares de los servicios de su Dependencia y los criterios de desempeño de su personal.
- Coordinar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura del Sistema documental.
- Elaborar actas de aprobación de las tablas de retención documental, del comité de archivo y de eliminación documental.
- Recibir, radicar, clasificar y distribuir la correspondencia y documentos tramitados en la Gerencia, de acuerdo con las prioridades recibidas.
- Dirigir la actualización de las tablas de retención documental.
- Clasificar y ordenar alfabéticamente y cronológicamente los documentos recibidos.
- Participar y dirigir la elaboración de manuales sobre el manejo del proceso a su cargo.
- Mantener actualizado y ordenado el archivo de los documentos que se tramiten en la Gerencia.
- Realizar las transferencias documentales de la gerencia.
- Asesorar periódicamente a las diferentes áreas funcionales de la Institución sobre gestión documental y su aplicación.
- Apoyar la administración del archivo de historias clínicas.
- Apoyar y hacer seguimiento a la trazabilidad de los comunicados oficiales.