Estado
La convocatoria 426 – ESE ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar el proceso secretarial en cumplimiento de normatividad vigente, directrices y procedimientos institucionales.
Entidad
Ese Red Salud Oriente.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad, titulo de secretariado ejecutivo y cursos específicos relacionados.
Requisitos de experiencia
Acreditar experiencia mínima de doce (12) meses de experiencia laboral relacionada.
Funciones del cargo
- Planear el proceso de correspondencia del área asignada en cumplimiento con la normatividad y el procedimiento definido.
- Planificar el proceso de archivo documental del área asignada según lo establecido en la normatividad y el procedimiento definido.
- Identificar los procesos y responsabilidades inherentes a la labor secretarial según procedimientos establecidos.
- Desarrollar el proceso de correspondencia del área en concordancia con las normas y el procedimiento definido.
- Ejecutar el proceso de archivo documental del área asignada según lo establecido y procedimiento definido.
- Recibir y acatar las instrucciones para la elaboración de los actos administrativos inherentes al área, siguiendo procedimientos definidos.
- Elaborar los documentos requeridos por la entidad con la tecnología existente siguiendo el cumplimiento de normas y directrices institucionales.
- Brindar atención personalizada y/o mediante vía telefónica a funcionarios y visitantes siguiendo directrices institucionales y procedimientos establecidos.
- Brindar información a las personas que lo requieran sobre los servicios y actividades de la empresa, de manera clara, efectiva y trato respetuoso.
- Guardar la debida reserva de la información del área según lo establecido en la Ley y en el procedimiento.
- Custodiar y proteger los documentos y elementos a su cargo según procedimiento definido.
- Organizar la agenda de las actividades del jefe inmediato según directrices establecidas.
- Efectuar la recepción y distribución de toda la documentación interna externa a través del Sistema de ventanilla única, siguiendo procedimiento establecido.
- Apoyar el proceso de evaluación del desempeño de los empleados siguiendo procedimiento y directrices institucionales.
- Cuidar los equipos, elementos e insumos a su disposición siguiendo directrices institucionales.
- Solicitar el requerimiento de los materiales y elementos de oficina requeridos para la gestión de la dependencia, en los tiempos establecidos.
- Cumplir directrices institucionales relacionadas con la jornada laboral, imagen personal, identificación institucional siguiendo lineamientos normativos.
- Contribuir al cumplimiento de las metas de la dependencia,
- Realizar las demás funciones asignadas por el jefe inmediato y que sean de la competencia y naturaleza de su cargo.
- Llevar el control de la información recibida y despachada que se realice a través del sistema vigente y procedimientos establecidos.
- Verificar que el proceso de archivo documental y correspondencia del área se desarrolle en cumplimiento de la normatividad y metodología establecidos.
- Revisar que la correspondencia elaborada cumpla con los requerimientos normativos y directrices institucionales.
- Verificar el cumplimiento del cronograma para la evaluación del desempeño del personal de carrera administrativa asignado a la dependencia
- Realizar ajustes al proceso secretarial según requerimientos institucionales, metodología establecida y los resultados de lo evaluado