Estado
La convocatoria 426 – ESE ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyo Administrativo en la Secretaría General de la Institución en la ejecución de labores de redacción, trámite, archivo y apoyo al desarrollo de las diferentes funciones de la Institución.
Entidad
Ese Hospital Gabriel Pelaez Montoya.
Requisitos de estudios
Título de formación técnica profesional en áreas relacionadas.
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- – Administrar el sistema de llamadas telefónicas de la institución
- – Atender a los funcionarios y público en general que deseen coordinar una reunión con el Gerente, Subgerente Administrativo y/o Subgerente Científico
- – Redactar, y tramitar oficios y correspondencia de acuerdo con las normas establecidas.
- – Proporcionar la información requerida por el público concertando las entrevistas solicitadas.
- – Manejar el archivo de Gerencia de la Empresa según las normas de archivísticas establecidas.
- – Elaborar las Comunicaciones, Resoluciones y/o actos administrativos según lo solicitado por el nivel Directivo.
- – Realizar llamadas telefónicas transmitiendo o recibiendo los mensajes correspondientes.
- – Coordinar todo tipo de reuniones a las que tenga que asistir el Gerente de acuerdo con la agenda de compromisos.
- – Diligenciar de manera clara, oportuna, completa y veraz los documentos e informes que se requieran en el desarrollo de sus actividades de conformidad con los procedimientos establecidos. 9. Las demás que le sean asignadas, propias de la naturaleza y objetivo del cargo
- – Organizar y responder por la eficiencia en las actividades secretariales en la gerencia.
- – Asistir a las instancias superiores en los asuntos administrativos que le competan.
- – Coordinar los aspectos logísticos para llevar a cabo las reuniones que deba organizar su jefe inmediato.
- – Tomar dictados y hacer transcripciones en computador de notas, cartas, memorandos, informes.
- – Redactar oficios y tramitar correspondencias, de acuerdo con las instrucciones.
- – Atender al público, personal o telefónicamente, e informar al funcionario competente sobre los asuntos donde se deban tomar decisiones de carácter importante en la gestión de la ESE.
- – Coordinar la agenda del jefe inmediato, informándole oportunamente de los compromisos adquiridos.
- – Recibir, radicar, clasificar y distribuir la correspondencia recibida o despachada, procedente de las distintas dependencias de la entidad y del público en general, de acuerdo con las prioridades recibidas.
- – Mantener actualizado y ordenado el archivo de los documentos que se tramiten en la dependencia.
- – Participar en las actividades que se realicen con el fin de procurar el desarrollo humano y el bienestar del equipo de trabajo.
- – Procurar la provisión y responder por la racionalización y buen uso de los implementos de trabajo.
- – Velar por la buena imagen de la entidad y la adecuada presentación de la oficina.
- – Implementar adecuadamente el Archivo de su dependencia según la Ley General de Archivo (594 de 2004).
- – Velar por el correcto uso y mantenimiento del equipo y los elementos a su cargo.
- – Atender a los usuarios que acudan a la dependencia, suministrando de manera precisa y oportuna la información y orientación requeridas.
- – Las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato o surjan de la naturaleza de la dependencia o le sean asignadas por la autoridad competente.