Estado
La convocatoria 426 – ESE ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar funciones que implican el ejercicio de actividades operativas y de apoyo en las áreas de personal, admisiones, facturación, atención al usuario, almacén, archivo clínico y taquillas, para la adecuada prestación de los servicios.
Entidad
Ese Hospital Ceja.
Requisitos de estudios
-Título de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
-Experiencia mínima de un año relacionada con el cargo
Funciones del cargo
- Identificar cambios en los procesos y procedimientos de la organización, con base en la observación y documentación de los mismos.
- Ubicar a los usuarios de la institución en las gestiones tendientes a la obtención de autorizaciones de atenciones en otros niveles de complejidad, en el marco del sistema de referencia y contra referencia.
- Manejo de las bases de datos de los desplazados y víctimas.
- En todas las Áreas:
- Solicitar documentos de identidad a las personas para realizarles la admisión y el ingreso a la Institución.
- Apoyar los procesos disciplinarios en primera instancia.
- Mantener las bases de datos actualizadas con el fin de que estén disponibles ante la verificación de derechos.
- Adherirse a lo establecido en la normativa vigente para el reporte de inconsistencias en bases de datos de aseguramiento, solicitud de autorización de servicios electivos y solicitud de autorización de servicios urgentes.
- Cumplir con las demás funciones asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Elaborar, coordinar y ejecutar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo para los bienes muebles y en seres de la ESE, de acuerdo a la necesidad de mantenimiento de la infraestructura física de la institución.
- Apoyar todas las actividades del Comité Paritario de Salud Ocupacional de la entidad.
- Apoyar a la administración mediante la inspección del cumplimiento de los objetivos contractuales de los proyectos de infraestructura física.
- Cumplir con el reglamento interno de trabajo.
- Mantener la custodia de las hojas de vida de todos los funcionarios.
- Apoyar el proceso de Ambiente Físico y Gestión Ambiental.
- Liderar la realización de las encuestas de satisfacción y calidad y realizar los consolidados mensuales
- Escuchar al usuario y resolver las necesidades de información e inquietudes de acuerdo a la políticas y procesos institucionales
- En el Área de cartera:
- Apoyar la realización de acuerdos de pago, suscritos por la subdirección administrativa.
- hospitalaria, control y combate de incendios, procedimientos en caso de emergencia y desastres naturales, evacuación de pacientes, etc.
- Apoyar la adecuada implementación de los Sistemas de Control Interno Archivístico y de Gestión de la Calidad, garantizando una adecuada inteQración
- Liderar el comité de gestión documentaL
- Cumplir con el reglamento interno de trabajo.
- Cumplir con toda la información que se les solicite, dando respuesta oportuna a las solicitudes.
- Brindar la atención e información específica. su ubicación geográfica, horario de servicios y características particulares.
- Realizar el archivo correspondiente de los consentimientos informados y demás documentos físicos de los pacientes.
- Recibir y registrar las peticiones, consultas, sugerencias, quejas, y reclamaciones, bien sean personales escritos o telefónicos, hacer seguimiento y consolidar la información mensual.
- Verificar la realización de los pagos acorde a la priorización de acreedores y recaudo de efectivo.
- Coadyuvar en el cumplimento de indicadores operativos del área de desempeño del cargo.
- Aplicar métodos normalizados adoptados por la organización para los procesos y procedimientos del área de desempeño, como apoyo a la aplicación de los sistemas de gestión de la calidad.
- Garantizar el mantenimiento y buen funcionamiento de los muebles y equipos audiovisuales
- Garantizar la utilización adecuada de los recursos tecnológicos puestos a disposición para el desarrollo de sus actividades.
- Liquidar y confirmar la nómina de todos los funcionarios de la Empresa teniendo en cuenta las novedades generadas.
- En el Área de Mantenimiento:
- Coordinar y ejecutar las mediciones de calidad de vida en el trabajo (clima laboral y cultura organizacional).
- Apoyar la adecuada implementación de los Sistemas de Control 1 nterno, Archivístico y de Gestión de la Calidad, garantizando una adecuada integración.
- Mantener actualizada y socializada no norma Cero, para el correcto manejo de la información en la Institución.
- Participar activamente con la Asociación de Usuarios y el Voluntariado en el proceso de escucha activa de la institución.
- Garantizar la utilización adecuada de los recursos tecnológicos puestos a disposición para el desarrollo de sus actividades.
- Apoyar la adecuada gestión del cobro persuasivo de la cartera de la entidad, garantizando la no prescripción de términos por falta de gestión.
- Identificar y gestionar las necesidades y expectativas del cliente interno, a través de las estrategias planteadas.
- Realizar las autoliquidaciones para el pago de la seguridad social y aportes patronales en las fechas establecidas y hacer las liquidaciones de las prestaciones sociales de los empleados en el momento que se requiera con sus respectivas resoluciones.
- Recibir las quejas, reclamos y sugerencias de los clientes, pacientes y/o usuarios, con el fin de prestar un oportuno y adecuado servicio y liderar la apertura de los buzones de sugerencias.
- Cumplir con las demás funciones asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Vigilar porque el personal de servicios generales contratado por outsourcing, cumpla con el cronograma de mantenimiento hospitalario establecido por la institución, suministrándoles los insumos necesarios para su ejecución.
- Participar en la elaboración y monitorear el cumplimiento del plan de vacaciones de personal
- Mantener permanentemente a disposición de los clientes, pacientes y/o usuarios, los formatos, pre impresos. boletines y folletos así como la normatividad y estructura organizacional de la ESE, con el objeto de direccionar e informar a todos los usuarios, sobre sus derechos, obligaciones, requisitos, procedimientos y trámites necesarios para obtener oportunamente los diferentes servicios que brinda la ESE.
- Velar por el adecuado manejo de matricula de documentos según la norma Cero, de manera oportuna.
- Cumplir con las disposiciones existentes en materia de recaudo, manejo y custodia de dineros públicos producto de la venta de servicios de salud.
- Contribuir a la operación del sistema de riesgos de la empresa a través de la identificación y reporte de no conformidades potenciales y reales y la implementación de acciones de contingencia estandarizadas y acciones preventivas definidas para asegurar el control del riesgo.
- Verificar que el personal que ingrese a la ESE haya superado el proceso de vinculación e inducción.
- Identificar plenamente al usuario de acuerdo a su afiliación, clasificación, números de identificación y nombres completos
- Participar activamente en las estrategias y procedimientos para el cumplimiento de los estándares de acreditación en el proceso de gestión del ambiente físico.
- En el Área de Gestión Documental:
- Rendir informes, solicitudes y/o requerimientos que se encuentren bajo su competencia, dentro de los términos señalados.
- Participar activamente en las reuniones y comités a nivel municipal en las cuales se requieran informes de la ESE.
- Hacer el seguimiento al proceso de glosas y devoluciones con el fin de cerrarlo oportunamente.
- Participar en la elaboración y/o actualización de procesos y procedimientos de su competencia de acuerdo con la metodología establecida en la organización.
- Encargarse de mantener actualizado el gestor documental.
- Mantener información técnica específica, normas y procedimientos de seguridad, tanto industrial como hospitalaria, acciones preventivas en caso de emergencia, etc. Sobre equipos que puedan generar algún riesgo a los funcionarios de la ESE Hospital de la Ceja.
- Generar los RIPS y validarlos antes del envio a los entes externos.
- Mantener actualizadas las tablas de retención documental y los inventarios documentales de la Institución.
- Diligenciar y dar respuesta a los requerimientos médicos legales o de información que se requieran de pacientes con el visto bueno de la Subdirección Científica.
- Realizar la verificación de derechos de los usuarios en las bases de datos de aseguramiento de acuerdo a los contratos de venta de servicios de salud y a la normativa vigente.
- Garantizar el cumplimiento de los estándares de Gerencia del talento Humano de acuerdo a lo establecido en el SOGC y MECI.
- Realizar los informes y presentarlos de acuerdo al cronograma de mantenimiento establecido por la ESE Hospital de la Ceja, con seguimiento diario.
- Manejo adecuado del archivo administrativo de acuerdo a la ley general de archivos y las tablas de retención documentaL
- Atender en forma personalizada, telefónica o escrita al público, informando y orientando a los clientes, pacientes y/o usuarios, hacia la consecución oportuna y efectiva del trámite o servicios que requiere o busca obtener.
- Cumplir con requisitos y soportes de la factura según normatividad y requisitos establecidos en la venta de servicios de salud vigente.
- Manejo de la caja menor.
- Reporte oportuno de contratos a los Entes de Control.
- En el Área de Atención al Usuario:
- Informar y orientar a todos. pacientes y/o usuarios que acuden a la ESE. acerca del portafolio de servicios, así como de los procesos y procedimientos establecidos para acceder a los mismos.
- Realizar la admisión de los usuarios a los diferentes servicios de salud que se prestan de acuerdo a la normativa y contratos de venta de servicios de salud vigentes.
- Consolidar documentos de soporte de las operaciones de facturación de acuerdo con la normatividad vigente y procedimientos establecidos.
- Recepcionar toda la facturación y sus anexos con el fin de realizar el proceso de auditoría previa y realizar las correcciones necesarias antes de que salga a los entes externos.
- Liderar la divulgación de los derechos y deberes de los usuarios al interior de la Institución.
- Rendir informes, solicitudes y/o requerimientos que se encuentren bajo su competencia, dentro de los términos señalados.
- Organizar el archivo clínico y hacer cada año depuración de historias clínicas de acuerdo con el manual existente y de acuerdo a la ley 23/81.
- Elaborar y mantener actualizado un “Inventario Técnico del Recurso Físico”, bajo responsabilidad del servicio de mantenimiento.
- Desarrollar actividades para Re inducir y Re entrenar al personal de la institución.
- Orientar la mejor utilización de los servicios de la ESE a clientes, pacientes y/o usuarios. mediante el suministro de información veraz y oportuna.
- Contribuir a la operación del sistema de riesgos de la empresa a través de la identificación y reporte de no conformidades potenciales y reales y la implementación de acciones de contingencia estandarizadas y acciones preventivas definidas para asegurar el control del riesgo.
- Informar al nivel superior, con la frecuencia establecida en cada caso, sobre todas las actividades y novedades del servicio de mantenimiento del hospital.
- Realizar todo el proceso de costos de la Institución y consolidar la información y realizar los informes requeridos oportunamente.
- Aplicar en forma efectiva los programas de mantenimiento y conservación, a fin de proteger la inversión de capital, prolongar la vida útil de los equipos y mantenerlos en óptimas condiciones de seguridad y operatividad.
- Resolver de manera oportuna las inquietudes y problemas que presentan los usuarios
- Participar activamente en la elaboración de planes de mejoramiento del área de desempeño.
- Indicar al usuario de acuerdo a su clasificación el total o el porcentaje que le corresponde pagar.
- Realizar pedidos a almacén de los implementos necesarios para su desempeño y del área de consulta externa.
- Participar activamente en la implementación de programas de seguridad
- Mantener actualizado el estado de cartera de la entidad, y dar traslado a la subdirección administrativa, de la cartera que por términos pasan a cobro coactivo.
- Reportar periódicamente a los entes de control epidemiológico el SIVIGILA, los reportes de actividades médico legales y las Estadísticas Vitales.
- Realizar el proceso posterior al envio de facturación a los entes externos controlando las glosas y devoluciones y dando la respuesta oportuna a las diferentes administradoras de planes de beneficios.
- Manejar adecuadamente los contratos, socializándolos y realizándoles seguimiento continuo a los montos y la prestación del servicio.
- Supervisar a los contratistas en las reformas locativas y demás trabajos del área de mantenimiento, tales como: Redes Eléctricas, Redes de Gas, Redes Hidrosanitarias, Aire Acondicionado, Redes Telefónicas, Jardinería, fumigaciones, pintura de las instalaciones, Acueducto y Alcantarillado y demás similares funcionen correctamente.
- Participar en el comité de historias clínicas y vigilancia epidemiológica.
- Buscar, entregar, recibir, verificar y archivar diariamente las historias clínicas de los pacientes atendidos en la ESE.
- Establecer los métodos, procedimientos y programación de actividades que sean necesarias para mantener la continuidad en la prestación de los servicios técnicos bajo condiciones normales de operación y en situaciones de emergencia.
- Coordinar con los respectivos comités la ejecución de las actividades de capacitación, y Bienestar Social e incentivos de los funcionarios de la institución.
- Auditar y Verificar que las entidades que proveen personal para el cubrimiento de los procesos lo realicen cumpliendo los estándares de calidad y competencia.
- Realizar la facturación de los servicios de salud prestados, según normatividad y contratos de venta de servicios de salud vigentes.
- Realizar de manera permanente llamadas de apoyo al cobro persuasivo, informando a los deudores su estado de cuentas y términos de pago.
- Orientar al usuario y su familia con respecto al portafolio de servicios de salud, ubicación de personas y dependencias, los procedimientos y las políticas institucionales aplicables al proceso de atención.
- Suministrar historias clínicas a los pacientes y a los diferentes entes de control o fiscales, que soliciten la historia clínica.
- Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con quien tenga relación por razón del servicio.
- Velar por la salvaguardia y adecuado mantenimiento físico de la historia clínica, dando cumplimiento al Decreto 1995/98 en cuanto al manejo de la historia clínica.
- Monitorizar el mejoramiento del proceso del Recurso Humano mediante la medición de resultados y gestionar los indicadores del Recurso Humano.
- Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con quien tenga relación por razón del servicio.
- En el Área de Talento Humano: