Estado
La convocatoria 426 – ESE ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Prestar servicios del nivel Asistencial a la Empresa en la ejecución de los procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión de Sistema de Información y Atención al Usuario, aplicando las normas técnicas y legales vigentes, garantizando la oportunidad y calidad de la contribución del empleo al cumplimiento de la Misión Social y Financiera de la E.S.E.
Entidad
Ese Hospital Departamental Psiquiatrico Universitario Valle.
Requisitos de estudios
– Título de Bachiller – Aprobación de dos (2) años de educación superior, en disciplinas académicas de sistemas o estadística. FORMACIÓN: – Certificado de capacitación en Manejo Básico de herramientas ofimáticas. – Certificado de capacitación en Administración Documental en el entorno laboral.
Alternativas:
- – Título de Bachiller. FORMACIÓN: – Certificado de capacitación en Manejo Básico de herramientas ofimáticas. – Certificado de capacitación en Administración Documental en el entorno laboral.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral relacionada.
Alternativas:
- Cuarenta y Ocho (48) meses de experiencia laboral relacionada.
Funciones del cargo
- Custodiar, responder y hacer uso racional de los insumos, inventarios y elementos devolutivos bajo su responsabilidad.
- Elaborar certificados, copias y resúmenes que sean requeridos por las personas o entidades autorizadas de acuerdo a lo establecido por la ley.
- Apoyar la parte estadística de las diferentes investigaciones que se adelanten en el hospital.
- Cumplir con la política, objetivos, metas del SG-SST, acatar las instrucciones y participar en las actividades de SST.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Administrar, custodiar y responder por el archivo de historias clínicas de los pacientes de conformidad con la normatividad legal vigente, siguiendo los procedimientos establecidos y notificando a través de las no conformidades las inconsistencias que se presenten.
- a.- Verificar el correcto diligenciamiento de las Historias Clínicas por parte de los responsables, informar oportunamente las inconsistencias.
- Planificar y verificar la Organización, uso, elaboración de inventarios documentales, manejo y conservación de los documentos de archivo que se deriven del ejercicio de sus funciones (Archivos de Gestión)
- Organizar procedimientos que agilicen el flujo de datos; además de desarrollar registros secundarios básicos de acuerdo con el sistema de información de la empresa.
- Elaborar y presentar los informes relacionados con sus funciones, requeridos por los entes de control internos y externos con la periodicidad y oportunidad establecida en la norma o de acuerdo a la necesidad.
- a.-Elaborar y remitir los reportes estadísticos requeridos por los clientes internos y externos para el seguimiento a la gestión institucional.
- b.-Elaborar y remitir los informes sobre atención al paciente y datos de la historia clínica requeridos por las autoridades competentes.
- Garantizar la trazabilidad de los Documentos Administrativos recepcionados en la dependencia, lo que implica:
- a.-Recibir, revisar el documento y soportes, clasificar, radicar, escanear cuando sea pertinente y organizar la correspondencia de manera oportuna, para el conocimiento del Líder de Programa;
- b.-Realizar la distribución de acuerdo con los procedimientos o las instrucciones del Líder de Programa, para el trámite que corresponda;
- c.-Hacer seguimiento de los documentos de acuerdo a su clasificación (respuesta o archivo);
- d.-Controlar el documento (registrar en base de datos la trazabilidad para asegurar la oportunidad de respuesta en los tiempos de ley);
- e.-Informar al líder de programa las no conformidades.
- Participar en la inducción, reinducción, entrenamiento y capacitación del talento humano a partir de las necesidades detectadas y buscando alcanzar las competencias y el desarrollo de las habilidades que garanticen la calidad en la prestación del servicio.
- Ejecutar las actividades de su responsabilidad y las resultantes de la elaboración de los planes de acción y de mejoramiento conforme a los Sistemas de Gestión Institucional.
- Cumplir la normatividad que rige a las Empresas Sociales del Estado, los Sistemas de Gestión propios del sector, las políticas Institucionales y participar en las actividades programadas para dar cumplimiento del Plan de Desarrollo Institucional.
- Recolectar y consolidar en sistema los informes diarios y mensuales de las áreas asistenciales de la institución.
- Apoyar los procesos de diseño de bases de datos institucionales, además de su implementación para posteriormente analizar la información obtenida.
- Participar en la realización de encuestas, estandarización de formularios y material estadístico y la recolección de datos de los estudios elaborados al interior del Hospital en donde lo requiera la Empresa.
- Mantener la reserva y confiabilidad de la información a la que tenga acceso en ejercicio de sus funciones.
- Garantizar la trazabilidad de los Documentos Administrativos generados por la dependencia, lo que implica:
- a.-Elaborar con oportunidad los Documentos Administrativos: de texto (en papel), iconográficos, sonoros y/o electrónicos;
- b.-Realizar su validez formal (recolección de firmas);
- c.-Comunicar a las partes interesadas;
- d.-Control y seguimiento;
- e.-Aplicar el sistema de gestión documental.
- Registrar las actividades realizadas de manera adecuada, completa y oportuna en los formatos estandarizados de acuerdo a los procedimientos establecidos, a los Sistemas de Gestión de la institución y a la normatividad vigente.
- Procesar los datos obtenidos de los formatos que el hospital implemente para seguimiento de actividades asistenciales y administrativas.
- Cumplir con los procedimientos, planes y programas del proceso de gestión en el cual participa, de acuerdo con los estándares de calidad definidos por la normatividad vigente y la organización.
- Realizar tareas secretariales entre otras:
- a.-Atender personal y telefónicamente a los clientes internos y externos;
- b.-Recibir y trasmitir mensajes de manera precisa y oportuna dando la información requerida;
- c.-Orientar a los clientes internos y externos en los trámites y demás aspectos administrativos de la dependencia;
- d.-Citar a reuniones de los comités de la dependencia y registrar en la agenda las reuniones que sean autorizadas por el Líder de Programa y brindar apoyo secretarial en los comités.
- e.-Elaborar las necesidades y estudios previos de los servicios, mantenimiento preventivo y correctivo, infraestructura y suministros requeridos por la dependencia y realizar la distribución de suministros al interior de la misma.