Estado
La convocatoria 426 – ESE ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Prestar servicios del nivel Asistencial a la Empresa en la ejecución de los procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión de Servicios Administrativos en la despensa del servicio de alimentos, aplicando las normas técnicas y legales vigentes, garantizando la oportunidad y calidad de la contribución del empleo al cumplimiento de la Misión Social y Financiera de la E.S.E
Entidad
Ese Hospital Departamental Psiquiatrico Universitario Valle.
Requisitos de estudios
– Título de Bachiller FORMACIÓN: – Certificado de capacitación en Manejo Básico de herramientas ofimáticas. – Certificado de capacitación en Manipulación de Alimentos.
Alternativas:
- Ítem No Aplica
Requisitos de experiencia
Treinta y seis (36) meses de experiencia laboral relacionada.
Funciones del cargo
- Realizar el proceso de gestión de insumos y enseres para la preparación de alimentos calculando las solicitudes periódicas al proveedor y las entregas a producción.
- Garantizar la trazabilidad de los Documentos Administrativos recepcionados en la dependencia, lo que implica:
- a.- Recibir, revisar el documento y soportes, clasificar, radicar, escanear cuando sea pertinente y organizar la correspondencia de manera oportuna, para el conocimiento del Líder de Programa;
- b.- Realizar la distribución de acuerdo con los procedimientos o las instrucciones del Líder de Programa, para el trámite que corresponda;
- c.- Hacer seguimiento de los documentos de acuerdo a su clasificación (respuesta o archivo);
- d.- Controlar el documento (registrar en base de datos la trazabilidad para asegurar la oportunidad de respuesta en los tiempos de ley);
- e.- Informar al profesional del área y al líder de programa las no conformidades.
- Mantener actualizados los registros de recibo de insumos entregados por parte del proveedor y salidas de consumo, en la aplicación de inventarios y en todos aquellos sistemas o aplicaciones que lo requiera la institución.
- Participar en la inducción, reinducción, entrenamiento y capacitación del talento humano a partir de las necesidades detectadas y buscando alcanzar las competencias y el desarrollo de las habilidades que garanticen la calidad en la prestación del servicio.
- Registrar las actividades realizadas de manera adecuada, completa y oportuna en los formatos estandarizados de acuerdo a los procedimientos establecidos, a los Sistemas de Gestión de la institución y a la normatividad vigente.
- Controlar y responder por el almacenamiento, entradas, salidas, existencia y seguridad de los insumos y enseres que se adquirieran por la institución para la debida operación del Servicio de Alimentos, de manera que cumplan con los requisitos sanitarios y con la normatividad que rige la manipulación y conservación de alimentos destinados al consumo humano.
- a.- Recibir los insumos y enseres que ingresan a la despensa, verificar facturas y constatar la recepción de tipo físico-técnica (cantidades y especificaciones de calidad) y de orden administrativo (especificaciones de las ordenes de compras o contratos).
- b.- Realizar el almacenamiento de los insumos y enseres de manera que cumplan con los requisitos sanitarios y con la normatividad que rige la manipulación y conservación de alimentos destinados al consumo humano.
- c.- Realizar la entrega a producción, de los insumos requeridos diariamente para las operaciones del servicio, de acuerdo a las minutas y programaciones de la profesional del área.
- d.- Registrar la entrada y salida de Despensa de los insumos y enseres adquiridos por el Hospital y registrar a diario en el software institucional de Inventarios, garantizando la actualización permanente de inventarios de acuerdo con las normas vigentes.
- e.- Responder por la pérdida, robo, deterioro, vencimiento de los elementos bajo su custodia, de conformidad con las normas administrativas vigentes
- Coordinar el desarrollo de las actividades especiales con el profesional del área y el Líder de Programa de la Dependencia.
- Cumplir la normatividad que rige a las Empresas Sociales del Estado, los Sistemas de Gestión propios del sector, las políticas Institucionales y participar en las actividades programadas para dar cumplimiento del Plan de Desarrollo Institucional.
- Calificar el desempeño de los proveedores de acuerdo con los procedimientos e instructivos establecidos para ello.
- Realizar tareas secretariales entre otras:
- a.- Atender personal y telefónicamente a los clientes internos y externos;
- b.- Recibir y trasmitir mensajes de manera precisa y oportuna dando la información requerida;
- c.- Orientar a los clientes internos y externos en los trámites y demás aspectos administrativos de la dependencia;
- d.- Tramitar los pedidos de útiles de papelería, equipos y órdenes de mantenimiento requeridos por la dependencia oportunamente y mantener actualizada las existencias de útiles y materiales de consumo de oficina.
- Garantizar la trazabilidad de los Documentos Administrativos generados por la dependencia, lo que implica:
- a.- Elaborar con oportunidad los Documentos Administrativos: de texto (en papel), iconográficos, sonoros y/o electrónicos;
- b.- Realizar su validez formal (recolección de firmas);
- c.- Comunicar a las partes interesadas;
- d.- Control y seguimiento;
- e.- Aplicar el sistema de gestión documental.
- Garantizar la Organización, uso, elaboración de inventarios documentales, manejo y conservación de los documentos de archivo que se deriven del ejercicio de sus funciones (Archivos de Gestión).
- Elaborar oportunamente junto con el Profesional del área, las necesidades anuales de insumos y enseres requeridos para la debida operación del área en cada periodo.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Elaborar y presentar los informes relacionados con sus funciones, requeridos por los entes de control internos y externos con la periodicidad y oportunidad establecida en la norma o de acuerdo a la necesidad.
- Apoyar al Profesional del área y al Líder de Programa de la Dependencia en la supervisión de los contratos que se manejan en el área.
- Ejecutar las actividades de su responsabilidad y las resultantes de la elaboración de los planes de acción y de mejoramiento conforme a los Sistemas de Gestión Institucional.
- Cumplir con la política, objetivos, metas del SG-SST, acatar las instrucciones y participar en las actividades de SST.
- Custodiar, responder y hacer uso racional de los insumos, inventarios y elementos devolutivos bajo su responsabilidad.
- Controlar las existencias físicas, planeando y realizando los inventarios físicos de la Despensa según procedimientos establecidos.
- Mantener actualizados y aplicar los conocimientos y velar por el cumplimiento en las normas de buenas prácticas de manufactura, normas ISO, Gestión de inventarios, almacenamiento y manipulación de alimentos y los procedimientos que apliquen a su área y puesto de trabajo.
- Cumplir y apoyar en la actualización de los procesos, procedimientos y protocolos en los cuales participa, para que estos sean realizados de acuerdo con los estándares de calidad definidos por la normatividad vigente y la organización.