Estado
La convocatoria 1419 a 1460 – Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y Corporaciones Autónomas Regionales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar y brindar asistencia técnica, administrativa y operativa en materia de atención al usuario, gestión documental, gestión de recursos físicos, archivo, gestión administrativa, de conformidad con la normatividad vigente en la materia y los procesos y procedimientos establecidos.
Entidad
Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco Vargas.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller.
Requisitos de experiencia
Ocho (8) meses de experiencia laboral.
Funciones del cargo
- Realizar el archivo de documentos y correspondencia que se remita y envía desde la agencia, de acuerdo con los lineamientos y directrices institucionales.
- Apoyar en la realización de actividades que se requieran para la conservación y disposición de los documentos del archivo de la Agencia, aplicando la normatividad en la materia y las disposiciones y directrices institucionales.
- Apoyar el recibo, radicación, alistamiento, clasificación, y digitalización de los documentos físicos y mantener la información actualizada y organizada.
- Responder por el estado y conservación de los recursos físicos puestos bajo su responsabilidad y adoptar los mecanismos para su conservación, protección y uso adecuado.
- Elaborar los documentos de carácter asistencial y administrativo que se requieran en el desempeño de las funciones del empleo, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
- Ejercer el autocontrol en las funciones y actividades propias del cargo para detectar desviaciones y efectuar correctivos.
- Recibir y atender a los usuarios internos y externos, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
- Apoyar la radicación, distribución y control de la correspondencia dentro de la Agencia, dentro de los tiempos y términos requeridos.
- Las demás funciones que se le asignen y que correspondan con la naturaleza de la dependencia.
- Realizar la distribución y entrega de documentos, así como las diligencias externas de la Agencia, requeridas en el cumplimiento de las funciones de las dependencias que lo soliciten, de acuerdo con las instrucciones recibidas por el superior inmediato, las normas y procedimientos vigentes.
- Apoyar la organización, almacenamiento, conservación y custodia de los documentos de archivo, remitidos por las dependencias y prestar los servicios archivísticos a que haya lugar.
- Aplicar los criterios y procedimientos establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de Control Interno propendiendo por el mejoramiento continuo de los mismos.
- Recibir y atender llamadas telefónicas de la Agencia y tomar nota de ellas de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
- Desempeñarse como agente capacitador y multiplicador de los conocimientos adquiridos mediante formación o capacitación suministrada por la Agencia, cuando así́ se requiera.