Estado
La convocatoria 1419 a 1460 – Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y Corporaciones Autónomas Regionales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar y brindar asistencia técnica, administrativa y operativa en materia de atención al usuario, gestión documental, gestión de recursos físicos, archivo, gestión administrativa, de conformidad con la normatividad vigente en la materia y los procesos y procedimientos establecidos.
Entidad
Agencia Nacional Inmobiliaria Virgilio Barco Vargas.
Requisitos de estudios
Aprobación de Dos (2) años de educación superior.
Alternativas:
- Diploma de Bachiller
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de experiencia laboral.
Alternativas:
- Treinta (30) meses de experiencia laboral.
Funciones del cargo
- Actualizar las diferentes herramientas e instrumentos institucionales con la información que se genere en el área de trabajo, de conformidad con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
- Ejercer el autocontrol en las funciones y actividades propias del cargo para detectar desviaciones y efectuar correctivos.
- Recopilar la información y documentos de competencia del área de trabajo, teniendo en cuenta las políticas y lineamientos institucionales.
- Apoyar la organización, almacenamiento, conservación y custodia de los documentos de archivo, remitidos por las dependencias y prestar los servicios archivísticos a que haya lugar.
- Desempeñarse como agente capacitador y multiplicador de los conocimientos adquiridos mediante formación o capacitación suministrada por la Agencia, cuando así́ se requiera.
- Recibir y atender llamadas telefónicas de la Agencia y tomar nota de ellas de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
- Apoyar el seguimiento al sistema de gestión documental de la Agencia así como los trámites que se requieran para su actualización, de conformidad con los lineamientos y directrices institucionales.
- Realizar las actividades que se requieran para la conservación y disposición de los documentos del archivo de la Agencia, aplicando la normatividad en la materia y las disposiciones y directrices institucionales.
- Realizar los informes de relacionados con las actividades propias del cargo dentro de los tiempos y términos previstos.
- Aplicar los criterios y procedimientos establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de Control Interno propendiendo por el mejoramiento continuo de los mismos.
- Recibir y atender a los usuarios internos y externos, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
- Las demás funciones que se le asignen y que correspondan con la naturaleza de la dependencia.
- Elaborar los documentos de carácter asistencial y administrativo que se requieran en el desempeño de las funciones del empleo, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
- Responder por el estado y conservación de los recursos físicos puestos bajo su responsabilidad y adoptar los mecanismos para su conservación, protección y uso adecuado.
- Recibir, radicar, alistar, clasificar, y digitalizar los documentos físicos y mantener la información actualizada y organizada.