Estado
La convocatoria 1419 a 1460 – Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y Corporaciones Autónomas Regionales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar y participar en las actividades de gestión documental, elaboración, recepción y distribución de la correspondencia, para el cumplimiento de la misión y los objetivos de la dependencia.
Entidad
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Requisitos de estudios
Título de formación técnica profesional relacionado con las áreas administrativa o archivística.
Equivalencias:
- Se aplicarán las equivalencias entre estudios y experiencia de que trata artículo 2.2.2.5.1 del decreto 1083 de 2015.
Alternativas:
- Aprobación de tres (3) años de educación superior en la modalidad de formación tecnológica o profesional o universitaria en áreas administrativas, bibliotecología, archivística o ciencias de la información.
Requisitos de experiencia
Nueve (9) meses de experiencia relacionada.
Equivalencias:
- Se aplicarán las equivalencias entre estudios y experiencia de que trata artículo 2.2.2.5.1 del decreto 1083 de 2015.
Alternativas:
- Seis (6) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Archivar todos los documentos debidamente organizados y foliados, con los respectivos soportes, de acuerdo a las series documentales asignadas.
- Apoyar en la consecución, recuperación de documentos de cualquier naturaleza indispensables para conservar el patrimonio documental de la Entidad.
- Prestar y controlar el servicio de consulta y préstamo de los documentos que se encuentran en el Archivo Central.
- Revisar, organizar y notificar cada una de las transferencias documentales de las diferentes dependencias de la entidad y procurar por la conservación e integridad de los archivos transferidos.
- Suministrar a los usuarios la información y documentos solicitados con la debida oportunidad y exactitud, en concordancia con los trámites y procedimientos establecidos.
- Proyectar documentos, informes y resoluciones, actos administrativos que se produzcan en la dependencia asignada.
- Capacitar y dar apoyo a los funcionarios de las diferentes dependencias en el manejo de los archivos de gestión y la aplicación de las Tablas de Retención Documental de la entidad.
- Rendir los informes y efectuar reportes que le sean solicitados, además de los que normalmente deba presentar acerca del desarrollo de su trabajo.
- Custodiar, sistematizar, analizar y mantener actualizado toda la información relacionada con el inventario documental del archivo central de la entidad.
- Revisar, clasificar, pesar y registrar en planilla correo certificado la correspondencia que se envía por servicio de Adpostal.
- Apoyar en la revisión de la aplicación de las Tablas de Retención Documental en las diferentes dependencias de la entidad.
- Mantener los archivos documentales y magnéticos de acuerdo con las normas establecidas para el manejo y conservación de la correspondencia y archivo documental.
- Revisar, clasificar y diligenciar el formato de devoluciones de correo a las respectivas dependencias.