Estado
La convocatoria 1419 a 1460 – Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y Corporaciones Autónomas Regionales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
EFECTUAR LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DE APOYO A LA DEPENDENCIA DE CONFORMIDAD CON LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS, LAS DISPOSICIONES VIGENTES Y LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS.
Entidad
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Requisitos de estudios
Aprobación de dos (2) años de educación superior de pregrado.
Equivalencias:
- Para todos los efectos legales se aplicarán las equivalencias del Decreto 1083 de 2015 y las normas que lo modifiquen o lo adicionen.
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de experiencia relacionada o laboral.
Equivalencias:
- Para todos los efectos legales se aplicarán las equivalencias del Decreto 1083 de 2015 y las normas que lo modifiquen o lo adicionen.
Funciones del cargo
- Velar por la conservación de los archivos de gestión, información pública y bienes asignados para su custodia, acorde con las orientaciones internas.
- Apoyar la elaboración y respuesta de los requerimientos de información internos, externos y peticiones, quejas, reclamaciones y sugerencias, en los términos de ley, en articulación con las dependencias Corporativas y en los aplicativos y soluciones informáticas dispuestas para el efecto.
- Llevar y mantener actualizada la agenda de citas, reuniones y eventos del superior inmediato, de acuerdo con instrucciones recibidas, acerca de los compromisos que deba atender oportunamente.
- Elaborar y presentar oportunamente los informes del ejercicio de su labor y aquellos que le sean solicitados, en concordancia con las directrices establecidas.
- Realizar las funciones asignadas, bajo los principios, lineamientos y directrices trazadas en el Sistema de Gestión Integral, participando en las acciones de mantenimiento y mejoramiento del mismo, acorde a las matrices de despliegue de responsabilidad, autoridad y actividades específicas, para los diferentes sistemas de gestión, adoptados y/o integrados para la organización.
- Registrar en las diferentes bases de datos y aplicativos corporativos la información de la dependencia bajo los lineamientos establecidos.
- Organizar la documentación de la dependencia, aplicando las tablas de retención documental, y realizar la transferencia anualmente al archivo central, de acuerdo con los procedimientos del Sistema de Gestión Integral y la gestión documental.
- Rendir informes periódicos al Superior Inmediato sobre los asuntos de la dependencia y las labores desarrolladas, en las fechas señaladas.
- Llevar el registro y control de los derechos de petición, acciones de cumplimiento y otros compromisos de la dependencia para garantizar la respuesta y/o solución dentro de los términos legales establecidos.
- Proyectar los documentos y respuestas requeridas para el normal funcionamiento de la dependencia, de conformidad con los modelos diseñados y/o parámetros establecidos, procedimientos aprobados e instrucciones impartidas por el Superior Inmediato.
- Orientar a los usuarios personal y telefónicamente y suministrar la información que le sea solicitada oportunamente, guardando la reserva de los asuntos de la dependencia que con este carácter se le hayan confiado, de conformidad con los procedimientos establecidos y las instrucciones impartidas por su superior inmediato.
- Recibir, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la entidad de acuerdo con los procedimientos establecidos y las tablas documentales y demás normas de archivo vigentes.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño.
- Preparar los aspectos logísticos para llevar a cabo las reuniones que se organicen en la dependencia.