Estado
La convocatoria 1419 a 1460 – Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y Corporaciones Autónomas Regionales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades administrativas de apoyo a la labor de la dependencia o proceso del cual forma parte, de acuerdo con procedimientos y normas establecidas, con el fin de garantizar el intercambio interno y externo de la información de su dependencia.
Entidad
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Requisitos de estudios
Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria
Requisitos de experiencia
No aplica
Funciones del cargo
- Apoyar la planificación y desarrollo de las actividades administrativas de la oficina según procedimientos y necesidades establecidas.
- Actualizar continuamente los aplicativos utilizados para la gestión de la información en la Corporación y enviarla a las diferentes Dependencias, para la correspondiente toma de decisiones.
- Elaborar y presentar estadísticas sobre el volumen de documentos que hacen tránsito por el Centro Administrativo de Correspondencia para apoyar la gestión corporativa.
- Distribuir documentos e información del área según procedimientos.
- Tramitar documentos propios del área teniendo en cuenta normas técnicas, sistemas y procesos de organización y especificaciones o características estipuladas.
- Distribuir la correspondencia acorde con el sistema de entrega establecido y efectuar el seguimiento respectivo al procedimiento que se ejecuta a través de los aplicativos diseñados para tal fin.
- Producir documentos de apoyo administrativo en los tiempos establecidos y según normas técnicas de producción documental.
- Seleccionar y distribuir la correspondencia recibida para agilizar su trámite y oportuna gestión.
- Atender los usuarios internos y externos siguiendo normas de protocolo y procedimientos establecidos.
- Organizar la entrega de la correspondencia externa a través de las empresas de mensajería y controlar la calidad de los servicios prestados con el propósito de hacer un seguimiento a la gestión.
- Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
- Organizar y administrar la asignación de numeración consecutiva y cronológica a la correspondencia externa y registrarla en la base de datos para dar cumplimiento a la normatividad vigente.
- Organizar archivo de gestión de la oficina de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales.
- Apoyar administrativamente los procedimientos de contratación para la ejecución de los planes y programas del área a fin de que se cumplan con los términos legales, técnicos y financieros establecidos.
- Elaborar las planillas para el despacho del correo externo y registrar en ellas el número de guía correspondiente.
- Dar apoyo logístico en la organización y preparación de las reuniones, juntas y actos que programe el jefe inmediato del área para que se desarrollen de acuerdo a lo planeado.
- Controlar las pruebas de entrega y proveer copias de las mismas a las Dependencias solicitantes, dejando constancias que es fiel copia del documento probatorio.