Estado
La convocatoria 1419 a 1460 – Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y Corporaciones Autónomas Regionales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades administrativas de apoyo a la dependencia en la organización y reparto de correspondencia y diligencias externas de conformidad con los procesos y procedimientos establecidos, las disposiciones vigentes y las instrucciones recibidas.
Entidad
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Requisitos de estudios
Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria
Requisitos de experiencia
No requiere
Funciones del cargo
- Apoyar en la distribución y control de documentos, datos, elementos y correspondencia, interna y externa, relacionados con los asuntos de competencia de la entidad de acuerdo con los procedimientos establecidos y las tablas documentales y demás normas de archivo vigentes.
- Mantener el vehículo asignado, cuando no sea utilizado, en los sitios de parqueo destinados para tal fin
- Cumplir con el programa de mantenimiento preventivo y llevar los registros correspondientes al uso y mantenimiento de la motocicleta.
- Portar los documentos del vehículo de conformidad con las disposiciones vigentes, dando aviso oportuno sobre el vencimiento de alguno de ellos o sobre la pérdida total o de alguno de ellos.
- Apoyar al empleado de correspondencia en el manejo y conservación del archivo de acuerdo con las instrucciones y los procedimientos establecidos.
- Informar sobre la operación del vehículo asignado y las labores desarrolladas de acuerdo con las instrucciones recibidas y los procedimientos establecidos.
- Atender reparaciones menores de vehículo cuando observe fallas subsanables con los elementos y equipos puestos a su disposición.
- Efectuar las labores de copiado y duplicación de documentos necesarios llevando su respectivo control y custodia de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Informar en forma oportuna sobre el mal funcionamiento o daños de la motocicleta, al funcionario encargado de la supervisión.
- Informar al área de correspondencia sobre la correspondencia despachada de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Efectuar oportunamente las diligencias externas que le sean encomendadas de acuerdo con los procedimientos y directrices establecidas.
- Las demás que el Director General le asigne y que sean acorde con el nivel, tipo, grado y propósito del cargo a la naturaleza del empleo.
- Tramitar oportunamente las diligencias de notificación y/o comunicación que le sean encomendadas de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Diligenciar las planillas, formatos y registros de la información y los archivos correspondientes a la correspondencia, de conformidad con la normatividad y procedimientos establecidos del Sistema de Gestión de Calidad.
- Revisar y verificar diariamente el estado de la motocicleta y herramienta que le sea asignada.
- Aprovisionar oportunamente de combustible al vehículo asignado en los surtidores destinados para tal efecto de acuerdo con el procedimientos establecido
- Reportar los accidentes de trabajo y de tránsito en que sea involucrado de conformidad con las disposiciones vigentes en esta materia y los procedimientos establecidos.