Estado
La convocatoria 1419 a 1460 – Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y Corporaciones Autónomas Regionales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar técnica y administrativamente la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones que ingresan y salen de la Corporación de manera centralizada y normalizada para contribuir con la gestión, manejo y conservación documental de conformidad a las disposiciones legales aplicables.
Entidad
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Requisitos de estudios
Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria.
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de experiencia laboral.
Funciones del cargo
- Organizar la recepción de la correspondencia interna y externa de la Corporación y darles el carácter oficial para cumplir con la normatividad vigente, relativa a la ventanilla única.
- Distribuir la correspondencia acorde con el sistema de entrega establecido y efectuar el seguimiento respectivo al procedimiento que se ejecuta a través de los aplicativos diseñados para tal fin.
- Seleccionar y distribuir la correspondencia recibida para agilizar su trámite y oportuna gestión.
- Dar información a los usuarios sobre la ubicación del documento con el fin de dar cumplimiento a los parámetros de atención al ciudadano y usuario.
- Apoyar administrativamente los procedimientos de contratación para la ejecución de los planes y programas del área a fin de que se cumplan con los términos legales, técnicos y financieros establecidos.
- Elaborar y presentar estadísticas sobre el volumen de documentos que hacen tránsito por el Centro Administrativo de Correspondencia para apoyar la gestión corporativa.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y área de desempeño del cargo.
- Controlar las pruebas de entrega y proveer copias de las mismas a las Dependencias solicitantes, dejando constancias que es fiel copia del documento probatorio.
- Elaborar las planillas para el despacho del correo externo y registrar en ellas el número de guía correspondiente.
- Organizar la entrega de la correspondencia externa a través de las empresas de mensajería y controlar la calidad de los servicios prestados con el propósito de hacer un seguimiento a la gestión.
- Organizar y administrar la asignación de numeración consecutiva y cronológica a la correspondencia externa y registrarla en la base de datos para dar cumplimiento a la normatividad vigente.