Estado
La convocatoria 1333 a 1354 – Territorial II ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de manejo de la agenda, atención y orientación al público e ingreso de personas al Despacho, administrar la información para personal interno y externo de la entidad, llevar el Archivo Cental de la Administracion y correspondencia del área, aplicando el sistema de gestión documental.
Entidad
Departamento Atlantico Municipio Malambo.
Requisitos de estudios
Titulo de formación técnica o tecnológica, en el núcleo básico de conocimiento en secretariado, sistemas o áreas afines
Requisitos de experiencia
Treinta y seis (36) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Elaborar, digitar o sistematizar los documentos, cartas, oficios, memorandos, circulares, resoluciones, decretos, certificaciones, informes, comunicaciones, actos administrativos y demás documentos que le sean asignados por el superior inmediato.
- Tomar apuntes, proyectar las respuestas de la correspondencia que le sea asignada, y efectuar el envío de los documentos, oficios, informes, comunicaciones y actos administrativos que le sean confiados.
- Coordinar el suministro de elementos e insumos que se requieran en la dependencia y llevar control periódico de las necesidades de papelería, útiles y demás elementos de trabajo.
- Llevar la agenda de actividades rutinarias, protocolarias y de compromisos del superior inmediato, organizar las actividades, sugerir las prioridades, recordar los compromisos adquiridos, y eventos de la dependencia, recolectar, mantener y difundir la información de acuerdo a las directrices recibidas.
- Organizar y mantener actualizado el archivo de la dependencia, recibir, tramitar, distribuir, clasificar, radicar y archivar correspondencia, peticiones, contratos y demás actos administrativas, dar el trámite pertinente y registrar con el respectivo consecutivo los actos administrativos que se llevan a cabo en la dependencia asignada en los libros radicadores correspondientes.
- Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia.
- Controlar las actividades relacionadas con audiencias, visitas y compromisos sociales que correspondan al superior inmediato, a fin de contribuir a la difusión de la gestión y fomento de la buena imagen del gobierno municipal y coordinar de acuerdo con instrucciones, las reuniones, juntas, comités y eventos que deba atender el superior inmediato.
- Realizar las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo a la naturaleza del cargo y las necesidades del servicio para el logro de la misión institucional.
- Atender a funcionarios y público en general cuando sea indispensable y proporcionar la información y orientación necesaria.
- Apoyar al superior inmediato en las actividades de manejo de la información, protocolo y relaciones públicas de la dependencia asignada.
- Establecer las llamadas telefónicas internas o externas que le sean solicitadas por el inmediato superior.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en el Despacho y los que conozca por razón de sus funciones.
- Responder por el buen uso y mantenimiento de los bienes muebles y elementos a su cargo y custodiar los textos y documentos que se manejen en el Despacho.