Estado
La convocatoria 1333 a 1354 – Territorial II ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
PRESTAR APOYO ADMINISTRATIVO Y LOGÍSTICO EN LAS ACTIVIDADES QUE CUMPLE LA CORPORACIÓN, PARA CONTRIBUIR A UN MAYOR Y MEJOR PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Entidad
Concejo Sopo.
Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
EXPERIENCIA: Un año de experiencia que acredite conocimientos administrativos básicos, habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de la labor, arte u oficio. Experiencia Relacionada. 6 meses de experiencia adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer.
Funciones del cargo
- Elaborar las actas que se deriven de las sesiones ordinarias, extraordinarias y de la Comisiones de carácter permanente
- Llevar los siguientes registros: Participación ciudadana, temperatura y humedad del archivo, entradas y salidas de elementos de consumo (kárdex), control de certificaciones, comunicaciones internas enviadas y Acuerdos Municipales
- Llevar debidamente organizado y de acuerdo con las normas de la Ley General de Archivo: los documentos, información, kárdex y registros que se le indiquen conforme a los procedimientos y métodos adoptados por la Corporación
- Llevar el registro de la correspondencia tanto interna como externa generada y radicada en la Corporación
- Colaborar en la elaboración y digitación de documentos, informes, mensajes, tarjetas, y correspondencia que se le encomiende conforme a instrucciones impartidas
- Recibir y radicar los Proyectos de Acuerdo, e informar al Presidente para su respectiva distribución a la Comisión correspondiente; para su trámite en primer debate
- Revisar y entregar documentos, conforme a las instrucciones dadas por la Presidencia
- Las demás actividades que le asigne la Presidencia y la Secretaria Administrativa y Financiera de la Corporación
- Atender y orientar a la ciudadanía y visitantes para efectos de canalizar la información y datos por ellos solicitados, de acuerdo a las peticiones, quejas y reclamos que se presenten ante la corporación
- Prestar apoyo a las actividades programadas por el Proceso de Gestión Administrativa y Financiera en cumplimiento del Programa de Bienestar Social e incentivos, Plan Institucional de formación y capacitación-PIC y Programa de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
- Cumplir con los procedimientos del Sistema Integrado de Gestión propios de su cargo y proceso
- Apoyar el proceso de recepción de las Peticiones, Quejas y Reclamos-PQR, presentados a la Corporación
- Recibir y distribuir todo documento o petición que llegue al Concejo con destino a la Presidencia, Mesa Directiva o demás procesos de la Corporación
- Efectuar diligencias dentro y fuera del recinto del Concejo, conforme a las instrucciones que reciba
- Apoyar el proceso de liquidación de la nómina y pago de parafiscales ejecutando las tareas operativas, cuando así lo requiera la Secretaria Administrativa y Financiera
- Velar por el control y existencia de elementos de consumo, con el fin de determinar las necesidades reales, y prestar apoyo en la programación de los requerimientos correspondientes
- Elaborar y digitar las citaciones e invitaciones de acuerdo a la convocatoria a sesiones ordinarias, extraordinarias y comisiones, que se programen por autorización del Presidente y de la Mesa Directiva.
- Prestar apoyo y acompañamiento al Presidente, a su Mesa Directiva y a la Secretaría Administrativa y Financiera de la Corporación, en el desarrollo de las labores y funciones de cada uno de sus despachos y en el trámite de los asuntos a cargo de sus dependencias.
- Apoyar y prestar acompañamiento en las disposiciones y organizaciones de materiales, equipos, instalaciones y demás aspectos que se requieran para la celebración de las diferentes sesiones y/o cualquier evento que organiza o autoriza la Corporación
- Organizar el archivo y soportes documentales generados desde cada uno de los procesos, de conformidad con las Tablas de Retención Documental- TRD
- Reportar la información solicitada para el Sistema de Control Interno y el Sistema Integrado de Gestión, y cumplir con los procedimientos propios de su cargo y proceso
- Atender y registrar las necesidades de común a través de medios escritos, teléfono y correos electrónicos.