Estado
La convocatoria 1333 a 1354 – Territorial II ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Liderar, coordinar y apoyar la gestión de la Secretaría de Educación en su
componente estratégico, programas, proyectos y la cobertura del servicio educativo, para asegurar el cumplimiento de parámetros técnicos, legales y sectoriales.
Direccionar las diversas actividades de seguimiento, medición, análisis y la mejora del sistema de Gestión de Calidad necesaria para lograr la conformidad del servicio,
del sistema y su mejora continúa.
Entidad
Alcaldia Zipaquira.
Requisitos de estudios
Título profesional en disciplina académica: Administración de empresas, correspondiente al área de conocimiento Economía, Administración, Contaduría y afines en los siguientes núcleos básicos de conocimiento: Administración o Título profesional en disciplina académica: Contaduría pública, correspondiente al área de conocimiento Economía, Administración, Contaduría y afines en los siguientes núcleos básicos de conocimiento: contaduría pública o Título profesional en disciplina académica: economía, correspondiente al área de conocimiento economía, administración, contaduría y afines en los siguientes núcleos básicos de conocimiento: economía o título profesional en disciplina académica: ingeniería industrial correspondiente al área de conocimiento ingeniería, arquitectura, urbanismo y afines en los siguientes núcleos básicos de conocimiento: ingeniería industrial y afines o Título profesional en disciplina académica: Licenciatura En Psicología y Pedagogía o Licenciatura En Preescolar o Licenciatura En Educación Especial o Licenciatura En Educación Básica Primaria o Licenciatura En Educación Básica correspondiente al área de conocimiento Ciencias de la Educación en los siguientes núcleos básicos de conocimiento: Educación. Título de postgrado en la modalidad de especialización relacionada con las funciones del empleo.
Alternativas:
- Título profesional en disciplina académica: Administración de empresas, correspondiente al área de conocimiento Economía, Administración, Contaduría y afines en los siguientes núcleos básicos de conocimiento: Administración o Título profesional en disciplina académica: Contaduría pública, correspondiente al área de conocimiento Economía, Administración, Contaduría y afines en los siguientes núcleos básicos de conocimiento: contaduría pública o Título profesional en disciplina académica: economía, correspondiente al área de conocimiento economía, administración, contaduría y afines en los siguientes núcleos básicos de conocimiento: economía o título profesional en disciplina académica: ingeniería industrial correspondiente al área de conocimiento ingeniería, arquitectura, urbanismo y afines en los siguientes núcleos básicos de conocimiento: ingeniería industrial y afines o Título profesional en disciplina académica: Licenciatura En Psicología y Pedagogía o Licenciatura En Preescolar o Licenciatura En Educación Especial o Licenciatura En Educación Básica Primaria o Licenciatura En Educación Básica correspondiente al área de conocimiento Ciencias de la Educación en los siguientes núcleos básicos de conocimiento: Educación.
Requisitos de experiencia
Dieciocho (18) meses de experiencia profesional.
Alternativas:
- Veinticuatro (24) meses de experiencia profesional relacionada.
Funciones del cargo
- Convocar a la comunidad educativa y a los funcionarios de la Secretaría de Educación para la divulgación del contenido del plan de desarrollo educativo aprobado.
- • Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Gestión de Programas y Proyectos.
- Presentarla agenda de asistencia técnica direccionada a las Instituciones Educativas para aprobación del Comité Directivo.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Imprimir una copia de los formatos generados a través del módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA, para clasificarlos por tipo de iniciativa y archivarlos con un número consecutivo interno.
- Revisar y verificar que esté completo el componente estratégico y/o programático del plan de desarrollo educativo, con el fin de garantizar su consistencia, verificando además que contemple los posibles escenarios de futuro para identificar las estrategias de desarrollo más adecuadas, el análisis de la misión, visión, política, objetivos estratégicos y específicos, estrategias definidas dentro de la política pública de Educación
- Preparar los planes de acción del área teniendo en cuenta los objetivos de cada uno y los programas y proyectos de la Secretaría, con la coordinación y aprobación por parte del Secretario de Educación y Comité Directivo para verificar, ordenar y coordinar las acciones, proyectos y recursos que se van a desarrollar en la vigencia, y dar cumplimiento a las metas previstas en el plan que son de su competencia.
- Revisar y verificar el plan de inversiones del plan de desarrollo educativo, con el fin de garantizar su consistencia y completitud, verificando que la capacidad de inversión de la Secretaría, cubra todos los programas y proyectos de inversión y con sus respectivas metas definidas y que den respuesta a las necesidades de cobertura y calidad que requiere el sector educativo para mejorar sus condiciones de desarrollo, y que esta inversión sea menor o igual a la definida en el presupuesto.
- Revisar y verificar los informes del análisis de resultados de la revisión por la dirección, para garantizar su consistencia y coherencia, de acuerdo a los análisis de cada uno de los conceptos, que hacen parte del sistema de gestión de la calidad, y revisar el plan de acción definido, que permita mejorar cada uno de ellos.
- Convocar mesas de trabajo con la Comunidad Educativa y el Comité Directivo, para la realización del análisis de la información estratégica del sector y una vez reunidos, verificar que estén presentes los convocados.
- Revisar y verificar el informe de seguimiento de programas y proyectos y el informe de seguimiento al plan indicativo, para garantizar su consistencia, coherencia y alineación.
- Identificar las necesidades de bienestar de tal forma que respondan a las necesidades organizacionales e individuales del funcionario dentro del contexto laboral, los retos y cambios organizacionales, políticos y culturales con el fin de fortalecer a la entidad y esto se viabilice en un servicio más eficiente y amable frente al ciudadano.
- Definir y hacer seguimiento a las acciones preventivas y correctivas definidas para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales identificadas en los procesos, con el fin de garantizar la calidad del servicio y el mejoramiento continuo de la SE.
- Convocar al Comité Directivo y verificar su asistencia, con el fin de analizar y verificar la consistencia del POAI generado para la Secretaría de Educación.
- Verificar y revisar los programas y proyectos para la definición del plan operativo anual de inversiones POAI de la Secretaría de Educación, garantizando que la información esté completa y sea consistente.
- Revisar y verificar la agenda coordinada de asistencia técnica para cada área de la Secretaría, garantizando su consistencia y su coherencia; verificando que contenga las actividades definidas para la asistencia, la fecha de ejecución, los recursos a utilizar nombre del solicitante, establecimiento educativo, lugar de ejecución, responsable y confirmación de la asistencia técnica.
- • Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Administración del Sistema de Gestión de Calidad.
- Recibir las solicitudes y la correspondencia de la dependencia encargada para ello o de las áreas de la Secretaría cuando se trata de correspondencia interna, distribuir para su trámite o respuesta, hacer seguimiento para su respuesta en los tiempos establecidos, recopilar las respuestas y enviar a la dependencia encargada de la distribución para su respectivo envío al destinatario.
- • Coordinar, supervisar y controlar los procesos relacionados con la Gestión Estratégica de la Secretaría de Educación.
- Revisar el Informe de ejecución de la asistencia técnica de la Secretaría y evaluar globalmente el proceso, con el fin de que se realicen los ajustes y correctivos necesarios al apoyo de los establecimientos educativos.
- Convocar al Comité Directivo y a los funcionarios asignados de cada de área, para evaluar e implementar el plan indicativo de la Secretaria de Educación.
- Revisar y verificar que el plan de asistencia técnica cubra las necesidades en el fortalecimiento de la gestión de los establecimientos educativos conforme a los lineamientos del Ministerio de Educación y la normatividad vigente.
- • Desarrollar las actividades asociadas con la formulación, inscripción, control y seguimiento de programas y proyectos.
- Revisar y verificar el informe del sistema de gestión de calidad, para asegurar que esté completo y sea consistente, verificando que contemple el seguimiento al informe anterior, cumplimiento de la política y de los objetivos de calidad, las oportunidades de mejora donde se identifican los puntos críticos a mejorar y los puntos favorables a potencializar, los cambios identificados para el sistema de gestión de calidad, las necesidades de asignación de recursos y las conclusiones generales identificadas.
- Llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño del personal a su cargo, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente y promover el desarrollo integral de los funcionarios.
- Recibir las solicitudes de asistencia técnica (demanda) y el plan de asistencia técnica de la Secretaría aprobado, con el fin de remitirlas para el estudio de viabilidad de ejecución de las solicitudes de asistencia presentadas.
- Revisar y verificar los ajustes realizados al alcance, cronograma y equipos de trabajo de programas y proyectos, para asegurar que la información esté completa y se mantenga la consistencia con las directrices del proyecto.
- Revisar la consolidación de los planes de acción generados por cada área de la SE, para verificar su consistencia y complementariedad, garantizando que las actividades definidas para cada vigencia incluyan los proyectos específicos provenientes del plan de desarrollo educativo y del plan indicativo.
- Generar la respuesta con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con su área y funciones.
- Analizar la viabilidad de las iniciativas de programas y proyectos, verificando que la información de cada iniciativa sea completa y consistente, así: responsable y fecha; detalle de la iniciativa, en cuanto a la identificación y descripción del problema o necesidad; descripción de la situación actual esperada; delimitación del problema o necesidad; características demográficas de la población objetivo; zona o área donde se ubica la población objetivo, descripción del objetivo, listado y descripción de alternativas de solución.
- Recibir las estrategias definidas en la planeación de la Secretaría y las iniciativas relacionadas con programas y proyectos de la Comunidad Educativa, para asegurar que se encuentren completos los documentos y hacer su respectivo registro.
- Verificar y revisar las solicitudes de cambio, teniendo en cuenta que deben contemplar la información general del programa/proyecto, la descripción de la solicitud de cambio y su impacto generado en los programas y proyectos. Lo anterior, con el fin de asegurar que estén completas y sean consistentes para luego enviarlas al comité encargado de su aprobación.
- Verificar el programa de auditorías internas, revisando que éste pueda ser ejecutado bajo las políticas establecidas en el proceso y que sus resultados se utilicen para la revisión del sistema de gestión de calidad.
- • Desarrollar las actividades asociadas con el análisis de la información estratégica educativa, la formulación del plan de desarrollo educativo, el apoyo y fortalecimiento a la gestión de Establecimientos Educativos y la evaluación de resultados (SGC-Plan Indicativo-Tablero de Indicadores).
- Desarrollar las actividades relacionadas con la formulación de proyectos del área a la cual pertenece, teniendo en cuenta la información contemplada en los formatos del módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA y las características de la iniciativa a desarrollar.
- Entregar al gerente de proyecto asignado, los formatos del módulo de identificación de la metodología general ajustada MGA diligenciados para las iniciativas aprobadas.
- Recopilar información Estratégica del Sector, verificar que esté completa garantizando que sirva de insumo para el análisis posterior, y así convocar al comité directivo, para realizar el estudio del Sector Educativo, conforme a la programación realizada.
- Realizar aprobación de documentos y/o formatos creados o modificados para la documentación de los procesos, con el fin de garantizar la actualización eficaz de los documentos del sistema de gestión de calidad.
- Recopilar información del Boletín Estadístico de la Secretaría, el diagnóstico estratégico del sector y las lecciones aprendidas de programas y proyectos, asegurando que la información esté completa y convocar al comité directivo para realizar el estudio de los resultados, conforme a la programación realizada por el Profesional Especializado de Planeación.
- Convocar al Comité Directivo con el fin de analizar y sugerir ajustes en la consolidación del tablero de indicadores y una vez reunidos verificar que todos estén presentes.
- Revisar, consolidar el informe de resultados del tablero de indicadores para presentar al Comité Directivo. Revisar el nivel de ejecución de los proyectos, el informe de resultados del Tablero de Indicadores y el informe de revisión al SGC para evaluar el grado de cumplimiento de la SE y determinar las acciones de mejora a realizar.
- Revisar y verificar el consolidado de solicitudes de asistencia técnica del área con el fin de garantizar que la programación sea consistente y no se presenten cruces entre actividades, recursos o fechas y contemple lo planeado en el plan de asistencia técnica.
- Recibir todas las solicitudes de mejora de infraestructura educativa de los Establecimientos Educativos Municipales para su adecuado funcionamiento, y realizar análisis de acuerdo a la prioridad para remitir a la Secretaria de Obras Públicas y Secretaría de Planeación del ente territorial.
- Revisar las solicitudes de cambios de programas y proyectos, analizando su impacto y su consistencia la información solicitada en el formato de solicitudes de cambio.
- Revisar el plan del proyecto, para verificar que contemple el cronograma del proyecto, el plan de calidad, el plan de riesgos y la estructura organizacional del proyecto; lo anterior, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto y asegurar que esté completo y sea consistente.
- Definir acciones para eliminar el producto no conforme generado en el proceso, con el fin de garantizar que éste no se entregue de manera intencional al cliente.
- Convocar a los actores de la Comunidad Educativa y al Comité Directivo, para la realización de una mesa de trabajo, con el fin de realizar un análisis y definición de estrategias con la información definida en el componente estratégico del plan de desarrollo educativo.
- Recopilar la información del plan de desarrollo educativo, para consolidarlo y enviarlo a revisión y aprobación.
- Convocar al funcionario asignado y al equipo de trabajo de cada área de la Secretaría, con el fin de analizar y definir el plan de acción para cada área.
- Realizar la transferencia secundaria de los documentos, después de haber cumplido el tiempo de retención, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
- Revisar y verificar que esté completo el boletín estadístico de la Secretaría de Educación, para garantizar su consistencia y asegurar que contemple los indicadores estadísticos definidos, clasificados por eje de política, con su cálculo para un período mínimo de cuatro años, tendencia, proyección y conclusión por cada indicador.
- Atender requerimientos de los entes externos de control los cuales consisten en atención a visitas de auditoría o revisión, solicitudes de presentación de informes eventuales o de informes periódicos.
- Convocar al Comité Directivo y a los funcionarios asignados de cada área, con el fin de verificar y aprobar los componentes del plan de acción por área.
- Revisar y verificar el plan indicativo de la Secretaría de Educación, con el fin de analizar su alineación con el plan de desarrollo educativo, verificando que esté completo y que los objetivos programas y proyectos definidos para cada eje de política, se les haya asignado ponderaciones, con su respectivo indicador y metas definidas para cada periodo de gobierno, además verificar los recursos y fuentes de financiamiento necesarios para los programas y proyectos en cada vigencia, y la definición de los responsables de su realización.
- Colaborar en la elaboración del plan de formación y capacitación para que el personal de la Secretaría de Educación cuente con las competencias necesarias para un óptimo desempeño laboral y a su vez, contribuir al mejoramiento de su calidad de vida desarrollando programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la satisfacción en el desempeño de sus funciones.
- Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
- Entregar a cada área el plan de acción para su ejecución.
- Archivar registros generados en el proceso para garantizar el control de los documentos y dar cumplimiento a lo establecido en la tabla de retención documental.
- Gestionar la ejecución de los proyectos a su cargo y realizar seguimiento a los mismos, teniendo en cuenta los parámetros legales vigentes y los criterios técnicos del Banco de Proyectos. para asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto o proyectos a adelantar por el área.