Estado
La convocatoria 1333 a 1354 – Territorial II ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar la gestión administrativa de la entidad para el logro de los Planes Estratégico y de Acción.
Entidad
Personeria Tocancipa.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Diez y ocho (18) meses de experiencia relacionada, con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Aplicar el Sistema de Control Interno y los dem�s Sistema de Gesti�n implementados en la entidad, al interior de los procesos y actividades que hacen parte de sus �reas y de las que le sean asignadas.
- Elaborar los documentos e informes que le sean solicitados y garantizar su adecuado archivo en medio digital, coordinando la realizaci�n de copias de seguridad de forma peri�dica.
- Colaborar con el fotocopiado de los documentos que se le soliciten los funcionarios de la entidad.
- Ejercer la Supervisi�n de los contratos que se relacionen con el ejercicio de sus funciones o sean un apoyo en el desarrollo de las mismas
- Colaborar en el logro de los objetivos, planes, programas y proyectos de la Entidad.
- Participar en el proceso de auditor�as internas que la entidad ejecute.
- Responder por el inventario asignado a su cargo, en lo que respecta a cantidad y calidad de los bienes.
- Responsabilizarse de la custodia, cuidado y protecci�n del archivo f�sico, digital y f�lmico que hace parte del archivo de gesti�n y archivo central de la Personer�a.
- Colaborar al Profesional especializado en la elaboraci�n de citaciones y comunicaciones, as� como los dem�s tr�mites que se ordenen dentro de las actuaciones disciplinarias que adelante la entidad.
- Realizar acompa�amiento a los sujetos procesales que requieren fotocopias de los folios contentivos en los cuadernos de las actualizaciones disciplinarias que se le adelantan.
- Participar en las actividades institucionales que se desarrollen en apoyo de la gesti�n de la Personer�a dentro o fuera de las instalaciones u oficinas y en los que se requiera de su participaci�n.
- Informar sobre los posibles problemas generados en la gesti�n de los asuntos log�sticos que se le encomienden para su resoluci�n.
- Descargar la informaci�n registrada en el Sistema de Informaci�n de Casas de Justicia SICJ, de los casos que le son asignados a la Personer�a, manteni�ndolos al d�a y actualizados, generando reportes que sean requeridos sobre el tema.
- Apoyo en la recepci�n y radicaci�n de la correspondencia que llegue a la Personer�a Municipal y entregar al funcionario y/o contratista para el tr�mite a resolver.
- Colaborar a los profesionales del Despacho en la elaboraci�n de comunicaciones, citaciones y dem�s documentos necesarios para la conclusi�n de los tr�mites de la entidad.
- Responder la correspondencia que le sea asignada de acuerdo con las directrices que le indique el jefe inmediato.
- Elaborar los oficios, actas y dem�s documentos que soliciten los funcionarios de la Personer�a.
- Distribuir y entregar los documentos generados por la Personer�a para apoyar su gesti�n y contribuir al logro de los objetivos institucionales.
- Colaborar en la preparaci�n de los procesos de rendici�n de cuentas, informes de gesti�n y reportes ante organismos superiores.
- Proyectar y realizar el seguimiento y evaluaci�n a los programas y proyectos a su cargo y consolidar los informes respectivos.
- Mantener debidamente actualizado el archivo de gesti�n de la Personer�a y efectuar las transferencias documentales seg�n las tablas de retenci�n documental vigentes
- Apoyo en la digitalizaci�n y organizaci�n de la informaci�n de los procesos contractuales para ser enviados a la publicaci�n en el SECOP.
- Liderar y/o participar activamente en los procesos que dentro del modelo de operaci�n por procesos est�n ligados con la naturaleza del cargo.
- Las dem�s funciones que le asigne el Personero y que por la naturaleza del cargo, le correspondan.
- Colaborar en la preparaci�n del archivo y documentologia de la Personer�a
- Realizar el archivo de los documentos generados de acuerdo al desempe�o de sus funciones y cumpliendo lo establecido en las tablas de retenci�n documental y las normas generales de archivo.
- Reservar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la oficina, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.
- Elaborar y presentar estad�sticas e informes y dem�s que se requieran en los t�rminos y plazos otorgados por el Personero Municipal, organismos de control y/o otras entidades; sobre los resultados de las actividades a su cargo; con el fin de evaluar su cumplimiento y dar respuesta a los requerimientos.
- Apoyo en la digitalizaci�n de los documentos requeridos de los contratos para reportar a la contralor�a SIA Observa.
- Enviar oportunamente la informaci�n digitalizada de los documentos requeridos de los contratos al personal de la Administraci�n Municipal para el reporte a la contralor�a SIA Observa, dentro de los t�rminos y plazos que establece la Ley.
- Apoyo en el env�o oportuno de la correspondencia que sale de la entidad a trav�s del correo certificado contratado por la Personer�a y a trav�s de los medios electr�nicos con que se cuente.