Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
PROPOSITO PRINCIPAL: Desarrollar procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología
Entidad
Alcaldia Arcabuco.
Requisitos de estudios
Título de formación de Técnico Profesional en Archivística, Administración Pública o Administración de Empresas
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Realizar inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes de inactivos y documentos que han caducado
- Proponer los recursos y el presupuesto del Archivo, gestionar los que le sean asignados y redactar la memoria anual
- Recibir material para archivar
- Velar por el cumplimiento de los reglamentos, normas y procedimientos de la unidad.
- Tutelar y verificar la aplicación y el funcionamiento de los sistemas de gestión documental, de archivo y de registro en los distintos órganos y unidades administrativas del municipio
- Identificar las carpetas donde va a ser archivado el material.
- Evaluar las condiciones de conservación de los documentos, en función de cada tipo de soporte, y proponer y aplicar medidas para garantizarlas adecuadamente
- Elaborar, actualizar y aplicar las normas que estructuran los procedimientos de archivo, transferencias, eliminación, consulta y préstamo de la documentación y las operaciones de registro y elevarlas al órgano de gobierno competente para su aprobación.
- Recepcionar, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, información, elementos o correspondencia relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia y de la entidad, de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos.
- Proponer y supervisar los mecanismos necesarios para dotar de credibilidad a los documentos administrativos en cualquier soporte físico, con especial incidencia en las operaciones de autenticación, certificación, compulsa y reproducción documental.
- Analizar la situación y las necesidades de organización y de gestión de la documentación del municipio, de cualquier época y en cualquier soporte físico, atendiendo a los aspectos de su producción, tramitación y valor (jurídico, económico e histórico
- Realizar las funciones y actividades propias de almacén de acuerdo a la normatividad vigente
- Identificar las carpetas donde va a ser archivado el material.
- Operar un computador para accesar información
- Suministrar expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa vigente
- Diseñar el conjunto del sistema archivístico y documental así como regular y planificar toda la actividad archivística mediante sistemas automatizados de registro, gestión documental y archivo corporativos.
- Proponer y organizar actividades de formación y asesoramiento del personal del municipio con relación a los contenidos, la aplicación y el funcionamiento de los sistemas de gestión documental y archivo corporativos
- Llevar el control de préstamos de expedientes y/o documentos
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean requeridos, de conformidad con los trámites, autorizaciones y procedimientos establecidos
- Ubicar las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores
- Administrar y responder por la organización, funcionamiento y actualización permanente del archivo de su dependencia.
- Ejercer la máxima representación del Servicio de Archivo en sus relaciones internas y externas
- Coordinar y controlar la recepción de la documentación.
- Diseñar y actualizar el cuadro de clasificación de la documentación; los procedimientos de registro general de entrada y salida de documentos de constitución y seguimiento de expedientes; el calendario de conservación y eliminación de documentos y el programa de descripción y recuperación de la información
- Retirar e incorporar expedientes, carpetas con documentos u otros en los archivadores
- Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía
- Proporcionar información del material archivado, según las normas establecidas
- Archivar en los expedientes correspondientes los documentos recibidos
- Velar por la conservación, restauración y mantenimiento de la documentación
- – Atender y resolver problemas que se presentan en el archivo.
- Codificar el material para archivar, de acuerdo al código establecido
- Clasificar el material para archivar
- Responder por la seguridad, conservación y buen manejo de elementos, documentos, recursos y registros de carácter manual, mecánico o electrónico.
- Efectuar la lectura de los documentos a archivar.
- Desempeñar todas aquellas otras funciones que los órganos de gobierno le asignen en relación con su ámbito competencial
- Revisar los controles de préstamos para verificar la fecha de vencimiento
- Participar en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos.
- Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización