Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de apoyo en los procesos administrativos generados en la dependencia asignada, orientación al usuario, recibir y radicar la documentación interna y externa, realizar los procesos de archivo y correspondencia, preparación de informes y alimentación de bases de datos.
Entidad
Alcaldia Pauna.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad. CONOCIMIENTOS BÁSICOS Y ESENCIALES 1. Conocimientos básicos de atención al público, relaciones públicas y humanas. 2. Informática básica: Sistema Operativo Windows, Internet, correos electrónicos y procesador de texto, hoja electrónica, bases de datos y administrador de diapositivas 3. Conocimientos básicos de elaboración de documentos e informes. 4. Conocimientos básicos de manejo de archivos y tablas de retención documental 5. Conocimientos básicos sobre el funcionamiento, estructura y misión de la entidad territorial. 6. Conocimientos básicos cooperación y trabajo en equipo.
Requisitos de experiencia
Un (1) años de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Rendir oportunamente informes al jefe inmediato acerca de las novedades, anomalías o sugerencias que se presenten en su área de competencia, con el objetivo de aplicar los correctivos oportunos.
- Contribuir con el diseño e implementación del Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno, aplicarlos como herramienta de gestión sistemática y transparente, autoevaluar su desempeño en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios, enfocados en la optimización, celeridad de los procesos y en las expectativas de los usuarios que se benefician de la Administración Central Municipal.
- Responder por el buen uso, mantenimiento y custodia de los bienes muebles y elementos a su cargo y velar por el uso racional de los mismos.
- Efectuar el envío de la correspondencia a través de las oficinas de correos autorizados, de acuerdo a las directrices recibidas.
- Coordinar y tramitar la consecución oportuna de los equipos, materiales y elementos necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades otorgadas, para mejorar la eficiencia y optimizar los recursos de la entidad, conforme al plan de acción de la dependencia y al plan de compras.
- Apoyar el desarrollo de eventos, actividades grupales e institucionales que desarrolle la Administración de conformidad con las indicaciones del superior inmediato.
- Responder por el diligenciamiento o distribución oportuna de toda la correspondencia asignada, dejando las respectivas anotaciones o registros de control de recibo y entrega respectivo.
- Distribuir interna y externamente los documentos, correspondencia y comunicados a las oficinas y entidades que se le encomienden.
- Las demás funciones inherentes al cargo que por su naturaleza le correspondan o le sean delegadas por el Superior Inmediato de acuerdo a la necesidad del servicio para el logro de la misión institucional.
- Realizar las labores de fotocopiado del material documental autorizado, hacer los registros y controles respectivos, de acuerdo a los procedimientos establecidos.
- Apoyar la digitación de documentos, cartas, oficios, informes, comunicaciones en general y actos administrativos, tomar dictado, apuntes, alimentar bases de datos y realizar las correspondientes transcripciones y demás trabajos que le sean asignados por el superior inmediato.
- Operar correctamente el conmutador para comunicación de llamadas entrantes y salientes y establecer las comunicaciones telefónicas internas y externas que le soliciten el superior inmediato y demás funcionarios, tomar los mensajes y comunicarlos oportunamente cuando el funcionario solicitado no esté disponible.
- Actualizar permanentemente el archivo físico y magnético asignado, y tomar las medidas necesarias para su debida protección, de acuerdo a las directrices recibidas y procedimientos establecidos.
- Elaborar informes y demás requeridos por las entidades competentes sobre procesos de la dependencia y remitirlos a las entidades correspondientes.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia asignada y los que conozca en razón de sus deberes.
- Notificar personalmente al sujeto pasivo de los actos administrativos expedidos por la dependencia asignada cuando así se requiera.
- Atender y orientar a los usuarios y público en general respecto a la dependencia responsable de sus solicitudes.
- Colaborar en la consecución de la información y suministro de los documentos que le sean requeridos y responder por los oficios y documentos que le sean confiados.