Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar labores de apoyo administrativo y asistencial en lo referente a la atención al cliente interno y externo, manejo de correspondencia, control de archivo y trámites administrativos inherentes a las tareas propias de la oficina donde ha sido asignada procurando un buen funcionamiento.
Entidad
Alcaldia Puerto Boyaca.
Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad, y curso de sesenta (60) horas en sistemas.
Requisitos de experiencia
Un (1) año de experiencia laboral.
Funciones del cargo
- Desarrollar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel Asistencial, en carácter de auxiliar administrativo y su área de desempeño del cargo colaborando para lograr los objetivos misionales de la Administración.
- Realizar actividades administrativas y de apoyo relacionadas con la revisión de actas cuando están en proceso de pagos parciales o, liquidación, revisar que los informes de interventoría tengan la documentación completa y proponer acciones de mejoramiento.
- Solicitar y tramitar ante el Almacén el suministro del material y elementos necesarios, para la realización de las actividades de la Oficina.
- Registrar, actualizar, suministrar, controlar, y archivar la información que se le asigne de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos para agilizar las respuestas y atender a los funcionarios y al público en general.
- Velar por la disponibilidad de los elementos de consumo que requiere, para evitar que se presenten deficiencias en la ejecución de sus funciones.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, archivar, distribuir correspondencia, datos y demás elementos relacionados con los asuntos de competencia de la Oficina de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos.
- Proyectar para la firma del superior competente las certificaciones, constancias y demás documentos solicitados por los usuarios y cuyo trámite corresponde por la Misión a la Oficina o por reposar en esa dependencia la información solicitada.
- Atender al cliente interno y externo suministrándole información, documentos o elementos de conformidad con los trámites, procedimientos y autorizaciones establecidos para la atención al usuario
- Responder por los bienes asignados y en caso de retiro hacer la correspondiente entrega ante el área de Almacén o el funcionario que desempeñe el cargo que tenga asignadas las funciones de custodia y manejo de los Recursos Físicos para su correspondiente descargue.
- Elaborar actas de audiencia en los procesos contractuales, actas resoluciones de aprobación de pólizas y órdenes de pago.
- Contestar y atender las llamadas telefónicas con amabilidad y de manera oportuna.
- Asegurar la elaboración, registro digitación, revisión o trámites de documentación para la firma, informes solicitados por las demás Oficinas, entes de control, o, los que se le soliciten dentro de la Misión de la dependencia.