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Secretario Ejecutivo del Despacho del Alcalde
Prestar servicios de apoyo administrativo y atención al público ejecutando labores de oficina y coordinando Acciones que permitan un eficiente desempeño en el área que le sea asignada,guardando discreción, lealtad y reserva sobre los asuntos tramitados en la dependencia.
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Realizar las actividades de digitación, manejo de comunicaciones y seguridad y confiabilidad de la información del Despacho del Alcalde con los recursos asignados y para el logro de los objetivos Institucionales.
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Administrar la informacion del area, para el personal interno y externo, aplicando losm principio de eficiencia y responsabilidad en las realizaciones de tareas y compromisos encomendadas por el jefe inmediato
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DESARROLLAR ACTIVIDADES DE COORDINACION DEL DESPACHO DEL ALCALDE, ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA, ATENCION AL PUBLICO Y OTRAS ACTIVIDADES AFINES, TENDIENTES A PRESTAR LA MAYOR COLABORACION A SU JEFE INMEDIATO.
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REALIZAR LAS ACTIVIDADES DE DIGITACION, MANEJO DE AGENDA, COMUNICACIONES Y SEGURIDAD Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACION DEL DESPACHO DEL ALCALDE CON LOS RECURSOS ASIGNADOS Y PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES; ADEMAS ADMINISTRAR LA INFORMACION DEL AREA, PARA PERSONAL INTERNO Y EXTERNO, DISTRIBUYENDO LA CORRESPONDENCIA ASIGNADA A FIN DE…
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DESARROLLAR FUNCIONES DE APOYO ADMINISTRATIVO Y ASISTENCIA SECRETARIAL A FIN DE GARANTIZAR LA DEBIDA PRESTACIÓN DEL SERVICIO, EN CUMPLIMIENTO DE LA MISIÓN Y LAS RESPONSABILIDADES DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE OLAYA HERRERA, EN CONFORMIDAD CON LA NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE.
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COADYUVAR DEBIDAMENTE A LA GESTION DE LA ALCALDIA MEDIANTE LAS LABORES ASISTENCIALES REQUERIDAS, ASI COMO CONTROLAR, EJECUTAR Y DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES QUE PERMITAN EL DEBIDO ORDEN Y NORMAL FUNCIONAMIENTO Y QUE GARANTICEN UNA DEBIDA PRESTACION DEL SERVICIO
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DESARROLLAR ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DE APOYO, PROPIAS DEL DESPACHO DEL ALCALDE, RECEPCIONANDO, ADMINISTRANDO Y DISTRIBUYENDO INFORMACION GENERAL DE LA ALCALDIA, TANTO DEL PERSONAL INTERNO Y EXTERNO DE LA ENTIDAD.
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Asistir directamente al Alcalde en las funciones de coordinación del despacho y manejar las relaciones con los clientes internos y externos, garantizando la Seguridad administrativa y la celeridad en el trámite de los procesos.
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Desarrollar actividades tendientes a prestar permanente soporte administrativo y de oficina para el cabal cumplimiento de las actividades que realiza el señor Alcalde Municipal.
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Desarrollar labores de apoyo administrativo y asistencial, en lo referente a la atención al público personal y telefónicamente, manejo de aquellos trámites administrativos inherentes a los objetivos del programa que proporcionen el buen funcionamiento del Despacho del Alcalde
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Administrar y categorizar información del área, para personal interno y externo, aplicando el Sistema de Gestión Documental.
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Desarrollar labores de apoyo al despacho del alcalde en las áreas relacionadas con atención al público, correspondencia, gestión documental, archivo, coordinación de reuniones, contribuyendo a la ejecución del plan de desarrollo en concordancias con las normas y procedimientos establecidos en la materia.
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Apoyar administrativamente las funciones del despacho, organizando, preparando y coordinando el desarrollo de la agenda, reuniones, comités y demás actividades, de acuerdo con las políticas institucionales
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Realizar actividades de soporte administrativo que garanticen la atención integral a usuarios internos y externos y organizar los procesos de archivo y correspondencia, manejo de agenda, atención al público e ingreso de personas a la dependencia asignada.
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