Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
funciones específicas relacionadas con gestión documental y administración de los archivos que se ejercerán bajo el monitoreo y dependencia de la Secretaría General
Entidad
Alcaldia Chaparral.
Requisitos de estudios
Titulo de formación tecnológica o titulo de educación técnica profesional, Bachiller en cualquier modalidad, cuatro (4) años de educación básica secundaria
Requisitos de experiencia
Dos (2) años de experiencia relacionada con las funciones del cargo
Funciones del cargo
- Ejecutar las acciones correspondientes de acuerdo a los procesos de disposición final de los documentos (selección, digitalización, eliminación, conservación total) consignados en la Tabla de Retención Documental, cumpliendo con los tiempos previstos.
- Elaborar una lista detallada con los nombres de los tipos documentales o series y sus respectivos códigos (fecha, nombre y código), presentarla al Comité de Archivo para su verificación y aprobación, para efectos de eliminación.
- Elaborar guías, inventarios, catálogos e índices del archivo central y fondos documentales, de acuerdo con la naturaleza de éstos y con las prioridades del servicio. Asimismo llevar los registros de transferencias, relaciones de entrega, libros de registro, radicadores y tablas de retención.
- Además cumplir las funciones que establezca el Comité de Archivo y las que indique la Secretaría General y Despacho de La Alcaldía Municipal de Chaparral, tendientes a la racionalización de procedimientos y mejora del servicio.
- Realizar el acta de recibo de transferencias, para las firmas de cada uno de os funcionario responsable de la preparación de la transferencia, funcionario responsable de la oficina y el jefe de archivo.
- Organizar, clasificar, actualizar y conservar el archivo central conforme a las normas legales del Archivo General de la Nación, las que las reglamenten y las directrices del Comité de Archivo.
- Coordinar y participar activamente en las reuniones del comité de Archivo.
- Estar actualizado sobre las normas y reglamentaciones vigentes en cuanto a las técnicas archivísticas se refiere, con el propósito de mantener actualizados los Sistemas de Información de La Alcaldía Municipal de Chaparral. (Base de Datos).
- Consultar anualmente la Tabla de Retención Documental, para verificar los tipos y series documentales que se determinaron en los tiempos previstos de acuerdo a su ciclo vital.
- Elaborar un plan de trabajo archivístico anual y coordinar su ejecución.
- Actualizar la base de datos del Archivo La Alcaldía Municipal de Chaparral.
- Velar por el cumplimiento de los trámites y procedimientos establecidos en los reglamentos de archivo y de conformidad con las disposiciones correspondientes de la constitución y las leyes.
- Asesorar a todas las dependencias de La Alcaldía Municipal de Chaparral en los aspectos referentes a la organización de sus archivos de gestión.
- Elaborar el plan de transferencias primarias al archivo central, de acuerdo con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental.
- Constatar que las transferencias de documentos hayan cumplido su tiempo de retención en la dependencia correspondiente.
- Confrontar la remisión física de la documentación con el formato único de inventario, para establecer la veracidad de la entrega.
- Asistir a la Secretaría General en la parte técnica para el cumplimiento de los requisitos legales establecidos en la ley 594 de 2000 y las normas que lo reglamenten, para la organización y funcionamiento del Archivo General del Municipio.
- Velar por la integridad, autenticidad, fidelidad y custodia de los documentos que se encuentran en los archivos de gestión y central.
- Facilitar y permitir la consulta de los documentos del archivo central al personal de la Alcaldía Municipal de Chaparral y a terceros.
- Registrar la salida temporal de los documentos, para efectos de su consulta por las diferentes dependencias de La Alcaldía Municipal de Chaparral.