Estado
La convocatoria 1358 al 1417 de la CNSC – Contralorías Territoriales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar funciones y tareas para complementar las actividades del área aplicando las directrices, instrucciones, métodos, controles y requisitos exigidos en los procesos y procedimientos en que participe.
Entidad
Contraloria Departamental Risaralda.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller, y curso de secretariado o asistencia Administrativa de mínimo 120 horas.
Requisitos de experiencia
Acreditar Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Ejecutar el Proceso de Organizaci�n Documental a la documentaci�n recibida en Transferencia
- > Adem�s de las funciones consagradas en la Constituci�n, la Ley, las ordenanzas y dem�s resoluciones emitidas por la entidad, el cargo tendr� las siguientes funciones y responsabilidades:
- Hacer seguimiento y generar seguimiento a todas las dependencias y funcionarios en la aplicaci�n de Tablas de Retenci�n Documental y organizaci�n y administraci�n de los archivos de Gesti�n.
- Hacer parte de los comit�s que le correspondan por la naturaleza de su cargo o que le sean asignados por su superior jer�rquico.
- Propender por el buen servicio al cliente interno y externo, atendiendo las solicitudes y requerimientos que le sean presentados y efectuando las orientaciones a que haya lugar.
- Realizar la actualizaci�n permanente de los inventarios documentales de la informaci�n que reposa en el archivo central e hist�rico de la entidad.
- Llevar y mantener actualizados los registros de car�cter t�cnico, administrativo y financiero y responder por la exactitud de los mismos.
- Orientar el manejo y continua actualizaci�n las tablas de retenci�n documental de la entidad y presentarlas ante el comit� de archivo y dem�s instancias que lo requieran.
- Elaborar y socializar el Cronograma de Transferencias documentales.
- Aplicar las Tablas de Retenci�n Documental y Tablas de Valoraci�n Documental, conforme a la normatividad existente.
- Ejercer como Secretaria T�cnica del Comit� de Archivo de la entidad.
- Participar en el mantenimiento y mejora del sistema de Gesti�n de la seguridad y salud en el trabajo, informar sobre las condiciones de factores de riesgo que afecten la salud, y cumplir con todas las normas aplicables.
- Hacer seguimiento a la aplicaci�n y/o ejecuci�n de los procedimientos del Programa de Gesti�n Documental
- Ordenar la documentaci�n que integra el Archivo Central de la entidad procurando la conservaci�n y preservaci�n del patrimonio documental.
- Cumplir con las acciones preventivas y correctivas que se hubieren generado a partir de las evaluaciones y seguimientos al sistema de gesti�n de la calidad.
- Orientar a los usuarios y suministrar la informaci�n que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Aplicar la normatividad de conformidad con la Ley General de Archivo y Legislaci�n nacional vigente, teniendo en cuenta el Manual de Procesos y Procedimientos adoptados por la entidad.
- Cumplir con los procedimientos y actividades propias del �rea de desempe�o en funci�n de los objetivos y metas trazadas en los planes de acci�n de la dependencia.
- Apoyar el Proceso archiv�stico de la entidad, encaminado a salvaguardar el Patrimonio Documental de la entidad.
- Apoyar la ventanilla �nica de la entidad cuando sea requerido.
- Desempe�ar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecuci�n de las actividades del �rea de desempe�o.
- Participar en el comit� de archivo de la entidad, presentando informes sobre el estado del archivo y brindando acompa�amiento continuo a las dem�s dependencias en el manejo y administraci�n documental.
- Atender las solicitudes de pr�stamos de documentos y consulta de documentos que los usuarios internos y externos soliciten para tr�mites administrativos y legales, cumpliendo con lo establecido en la Tabla de Control y Acceso a la informaci�n y llevar el respectivo control.
- Las dem�s que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el �rea de desempe�o y la naturaleza del empleo.
- Las dem�s funciones establecidas por el jefe inmediato de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el �rea de desempe�o del cargo o bien sean adjudicadas por la ley mediante normatividad legal.
- Presentar informes que le sean solicitados con relaci�n a la ejecuci�n de las actividades y metas concertadas en ocasi�n de la planeaci�n del proceso de Gesti�n Documental.
- Realizar seguimiento a las actividades determinadas en la mesa de trabajo de gesti�n documental.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la entidad.
- Contribuir al desarrollo de capacitaciones al personal de la entidad sobre temas de gesti�n documental, relacionados con la funci�n archiv�stica.