Estado
La convocatoria 1358 al 1417 de la CNSC – Contralorías Territoriales ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades complementarias y de tipo secretarial que requiera el despacho del contralor o la dependencia donde sea asignada, con el fin de asistir, brindar apoyo y facilitar el buen funcionamiento de la dependencia, sus integrantes y el logro de sus metas y propósitos institucionales.
Entidad
Contraloria General Caldas.
Requisitos de estudios
Título de bachiller y curso de educación para el trabajo y el desarrollo humano en gestión documental, sistemas o secretariado.
Requisitos de experiencia
dieciocho (18) meses de experiencia laboral relacionada.
Funciones del cargo
- Alimentar las aplicaciones dispuestas siguiendo el procedimiento establecido para la misma, las directrices de la entidad y los lineamientos del superior inmediato con la oportunidad, diligencia y la buena atencion a los usuarios que lo requieren.
- Facilitar su aporte para que los mecanismos de control se puedan cumplir oportunamente y eficazmente en su proceso.
- Proporcionar un escenario y ambiente permanente de colaboracion y atencion tanto al cliente interno como al externo, para fortalecer la imagen institucional y facilitar la satisfaccion de sus necesidades y expectativas.
- Administrar y cuidar los archivos, tanto documentales como electronicos, con el fin de asegurar el recaudo, almacenamiento, seguridad y disponibilidad de la informacion segun las normas y politicas vigentes en materia de gestion documental
- Las demas que le sean asignadas por ley o sus superiores acorde con las necesidades institucionales y la naturaleza del servicio o del cargo.
- Recibir, atender al publico en general y funcionarios de la entidad que se presenten, registrar sus mensajes y efectuar los tramites necesarios segun la naturaleza de los asuntos implicados, con el fin de orientar a quienes se presenten, contactar e informar a los funcionarios pertinentes y brindar un buen servicio al cliente.
- Dar cumplimiento a los lineamientos sobre el sistema de Calidad con la permanente actualizacion de los registros propios del desarrollo de la gestion de la dependencia donde se encuentra adscrita.
- Realizar la transferencia documental al archivo central de conformidad con las normas vigentes y las directrices de la Contraloria.
- Acompañar en los comites relacionados con el proceso para la realizacion de las actas y suministro de soportes requeridos, con el fin de facilitar el desarrollo de los mismos y optimizar el tiempo dispuesto.
- Mantener informado al jefe inmediato sobre las novedades, tramites e informacion producida en la dependencia, con el fin de servir de insumo para sus decisiones y acciones.
- Cumplir con las normas reglamentos e instrucciones del sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Contraloria General de Caldas.
- Proyectar, redactar y transcribir los documentos e informes requeridos, para garantizar su emision oportuna, agil y correcta y facilitar la comunicacion interna y externa que requiere la dependencia.