Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar información del área, para personal interno y externo, aplicando el Sistema de Gestión Documental.
Entidad
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Requisitos de estudios
Título de bachiller
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Llevar el control diario de los eventos y actividades en que participe el jefe inmediato, recordándoselos oportunamente y atendiendo los asuntos previos a la realización de estos.
- Facilitar la documentación que requiera el Secretario General y Jurídico.
- Revisar los documentos, antes de llegar al despacho del Secretario General y Jurídico.
- Transcribir los mensajes del Secretario General y Jurídico, llevando registros de llamada.
- Brindar apoyo logístico a los funcionarios del área en la elaboración de documentos y organización de eventos.
- Inventariar los materiales, equipos y elementos teniendo en cuenta las políticas de la entidad.
- Responder por los elementos y equipos de oficinas que tenga a su cargo.
- Velar por la buena presentación y orden del despacho del Secretario General y Jurídico.
- Archivar documentos de acuerdo con las normas internas y externa.
- Atender personal y telefónicamente al público y fijar las entrevistas que sean autorizadas por el Secretario General y Jurídico.
- Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del Secretario General y Jurídico y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
- Recibir, transcribir, distribuir y radicar la correspondencia.
- Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la entidad.
- Elaborar las respectivas citaciones a los miembros de la Junta Directiva.
- Mantener discreción y reserva sobre todos los asuntos confidenciales tramitados en el despacho.
- Solicitar los elementos devolutivos y de consumo necesarios para el adecuado desempeño de la Secretaria General y Jurídica.
- Redactar los documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, presentaciones en software y manejar aplicativos de Internet de acuerdo con la normatividad vigente.
- Digitar los documentos de acuerdo con su tipo y normas establecidas.
- Recibir los documentos de acuerdo con la normatividad vigente.
- Distribuir los materiales, equipos y elementos teniendo en cuenta las políticas de la entidad.
- Las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato y que estén acorde con la naturaleza del cargo y el área desempeñada.