Estado
La convocatoria 1137 a 1304 – Boyacá, Cesar y Magdalena ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades secretariales y de apoyo que garanticen la atención integral de la comunidad educativa en general y complementen las funciones y responsabilidades del rector ó director
Entidad
Gobernacion Cesar.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller.
Requisitos de experiencia
36 meses de experiencia relacionada con el cargo
Funciones del cargo
- 9. Llevar la agenda de compromisos del superior inmediato, recordar oportunamente las citas, reuniones y compromisos programados y organizar la atenci�n al p�blico de acuerdo a las instrucciones recibidas por este.
- 20. Registrar en la agenda del rector � director rural, los compromisos que deba cumplir, verificar oportunamente las citas, entrevistas o reuniones del rector.
- 35. Las dem�s funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el �rea de desempe�o del cargo.
- 31. Promover campa�as para incentivar la lectura en los estudiantes.
- 26. Aplicar los m�todos, tecnolog�as y procedimientos que garanticen la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las tareas propias del cargo.
- 5. Transcribir las comunicaciones, certificaciones y dem�s documentos de naturaleza del establecimiento educativo, utilizando herramientas tecnol�gicas de informaci�n y computaci�n y tramitarlos ante las diferentes dependencias de la instituci�n.
- 6. Atender a los usuarios y p�blico en general que acudan a la dependencia, suministrarles de manera precisa y oportuna la informaci�n y orientaci�n requerida y/o entregar los elementos o insumos requeridos, relacionados con la misi�n del �rea asignada y acorde a los procedimientos establecidos.
- 10. Apoyar en la organizaci�n de las reuniones internas y eventos externos liderados por los establecimientos educativos.
- 13. Generar respuestas con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencia enviadas por los ciudadanos relacionadas con el �rea y funciones.
- 22. Apoyar al rector � director rural en la ubicaci�n de archivos y documentos requeridos para el normal desempe�o de las funciones.
- 12. Mantener organizado el inventario de implementos y �tiles de oficina.
- 25. Recolectar, actualizar y procesar la informaci�n b�sica para la elaboraci�n de estudios e investigaciones que se realicen.
- 17. Recibir, clasificar y archivar la correspondencia interna y externa, dirigida o procesada de acuerdo a las normas archivistas vigentes, darle el tr�mite correspondiente en orden de prioridad y efectuar el env�o de documentos confidenciales que le sean entregados, seg�n las directrices del rector � director rural.
- 9. Recibir y distribuir entre los funcionarios que posean la debida competencia, la correspondencia recibida, con el fin que esta sea tratada o solucionada en los t�rminos se�alados por ley.
- 7. Recibir documentos, tramitarlos ante el superior inmediato y proporcionar la informaci�n y orientaci�n necesaria, de acuerdo a las directrices recibidas
- 18. Llevar los libros radicadores, registros y consecutivos de todos los oficios, actos administrativos que se generen en la oficina asignada.
- 16. Realizar labores auxiliares de apoyo a los procesos administrativos misionales, sistematizaci�n de datos y los dem�s que se ejecuten en la dependencia asignada, de acuerdo a las directrices del rector � director rural.
- 27. Mantener informado al rector � director rural de las anomal�as que se presenten y suministrar la informaci�n que se requiera para la toma de decisiones.
- 4. Apoyar los procesos de redacci�n, digitaci�n de documentos, bases de datos, cartas, oficios, informes, comunicaciones en general y dem�s actos administrativos, tomar dictado, apuntes, alimentar bases de datos y realizar las correspondientes transcripciones y dem�s trabajos que le sean asignados por el rector � director rural.
- 15. Mantener organizado y actualizado el archivo interno de la oficina de acuerdo con los registros de car�cter t�cnico, administrativo o financiero y las normas previstas de archivo la Ley 594 de Archivo General, responder por la seguridad y custodia de la documentaci�n generada y por el buen uso de los bienes muebles, elementos y equipos asignados a su cargo y asegurarse de que la informaci�n permanezca legible, identificable y recuperable.
- 34. Elaborar el formulario estad�stico del DANE con el resumen estad�stico de la instituci�n y enviarlo a la Secretar�a de Educaci�n Departamental para obtener el paz y salvo estad�stico.
- 11. Realizar y atender las llamadas telef�nicas de la oficina, operar los medios t�cnicos disponibles y entregar los mensajes respectivos.
- 2. Alimentar el Sistema de Informaci�n de Recursos Humanos, en relaci�n a la evaluaci�n de desempe�o, horas extras, ausentismo y todas las novedades de planta de personal y n�mina.
- 30. Dise�ar e implementar acciones que permitan la conservaci�n de los libros para que permanezcan legibles, identificables y recuperables dentro de la biblioteca.
- 1. Alimentar el Sistema de Informaci�n de Matr�cula SIMAT, en relaci�n a la proyecci�n de cupos, matr�culas, identificaci�n de la poblaci�n con necesidades educativas especiales, etnias, extra edad, poblaci�n vulnerable y todas las caracter�sticas inherentes de la poblaci�n estudiantil que se atiende.
- 14. Realizar solicitudes de la comunidad educativa a trav�s del Servicio de Atenci�n al Ciudadano, hacer seguimiento a las respuestas y recopilar las respuestas.
- 3. Tramitar mediante el Sistema de Informaci�n de Atenci�n al Ciudadano SAC, en relaci�n a las peticiones, tr�mites, quejas y reclamos v�a web del Establecimiento Educativo ante el Ente Territorial.
- 28. Atender y orientar las solicitudes de estudiantes, padres de familia y/o acudientes, administrativos, docentes y directivos en la biblioteca con el fin de mantener e incentivar el autoaprendizaje.
- 19. Asistir al rector � director rural en la recepci�n de visitas, el manejo del archivo documental y la administraci�n de correspondencia.
- 23. Apoyar al rector � director rural en la preparaci�n y presentaci�n de informes, y prestar el apoyo log�stico que se requiera.
- 8. Atender a los clientes de la oficina y brindarle informaci�n oportuna y veraz acerca del estado de las solicitudes realizadas, y orientar en lo referente a los procesos al interior de ella o que sea de naturaleza de la misma.
- 33. Revisar y recepcionar las carpetas de los estudiantes en los procesos de matr�culas y matr�culas.
- 21. Solicitar oportunamente los insumos requeridos para el normal funcionamiento del despacho.
- 24. Preparar y organizar la informaci�n que debe presentar el rector � director rural.
- 29. Mantener control sobre la utilizaci�n de los libros en la biblioteca con el fin de generar informes estad�sticos que sirven de indicador de utilizaci�n del servicio.