Manejo del tiempo: ¿Qué es Timeboxing y cómo dominar esta práctica?

¿Qué es Timeboxing?

El Timeboxing es la práctica de enfocarse en una sola tarea por un periodo fijo de tiempo, evitando interrupciones. Es una técnica diseñada para optimizar el uso del tiempo y lograr una mayor eficiencia y eficacia al realizar las actividades y metas de cada uno.

En esta técnica se escoge o acuerda con el equipo de trabajo un timebox: tiempo durante el cual se trabaja constantemente para alcanzar el objetivo propuesto.

Cuando se alcanza el límite de tiempo, se interrumpe la tarea y se evalúa lo que se logró.

La técnica de Timeboxing puede aplicarse a cualquier tipo de tarea, desde proyectos de trabajo y de estudio, hasta personales.

Para que funcione eficientemente y dominar esta técnica es necesario tener claro los conceptos en los que se basa y aplicarlos de forma apropiada.

1. Identificar el timebox apropiado

¿Cuánto tiempo debes invertir en cada tarea? Identificar el cuadro de tiempo apropiado es imprescindible para dominar esta técnica y depende en gran medida del objetivo que quieras cumplir o la tarea que quieras realizar.

Existen varias técnicas conocidas en donde se establece como lineamientos un tiempo determinado:

• Técnica Pomodoro, la cual asigna 25 minutos de trabajo y 5 minutos de pausa.
• Técnica de los ritmos ultradianos, basado en nuestros ciclos biológicos, trabajando 90 minutos y haciendo pausas de 30.
• Técnica mixta, donde se mezclan los ritmos ultradianos y pomodoro: dentro de cada intervalo de 90 minutos se hacen tres «mini-sesiones», trabajando en intervalos de 25 minutos, con un descanso de 5 minutos entre ellas.

Reconocer cuál es el apropiado para ti, depende de la tarea y a veces es necesario experimentar con varios cuadros de tiempo.

2. Planear tus pausas o descansos

Para aplicar efectivamente esta práctica, debes programar pausas entre cada cuadro de tiempo.

Después de los primeros 25 o 90 minutos de concentración, tómate un descanso durante 5 o 30 minutos respectivamente, según la técnica que estés utilizando.

Hacer esta pausa te permiten continuar tu trabajo con más energía y entusiasmo, así que trata de no omitirlas.

Si estás en la oficina, 5 minutos de estiramiento, subir y/o bajar las escalas, tomar agua y tener una conversación con un compañero son prácticas efectivas de descanso. Para pausas más largas trata de hacer una caminata o una sesión de ejercicios, yoga o inclusive meditar.

3. Concentrarse en una sola actividad

Debes comenzar haciendo una lista de cosas que quieres lograr, calcular cuánto tiempo te llevaría realizar cada tarea, clasificarlas en orden de importancia o prioridad y escoger una con la cual comenzar.

Es importante dedicarse a una sola actividad, aunque esto signifique dedicar varios intervalos de tiempo.

Evita la multitarea, el objetivo es maximizar el uso de tu tiempo realizando actividades de alta prioridad.

4. Eliminar las distracciones

Timebox es una práctica libre de distracciones y para usarla efectivamente debes eliminar las distracciones.

Si estás en tu computador, cierra tu navegador y redes sociales o cualquier ventana que no tenga que ver con la actividad que estés realizando. Pon tu teléfono en silencio, en vibración o apágalo.

Después de cada sesión de trabajo, es importante revisar tu progreso.

Preguntarte si ¿completaste tu trabajo? ¿Si no, por qué no? ¿Cómo programarías tus tareas de manera diferente la próxima vez?

En conclusión, usando efectivamente esta práctica no sólo podrás administrar tu tiempo y aumentar tu productividad, sino combatir la procrastinación.